Urgente ou importante? Um guia para organizar as suas tarefas

Como definir se uma demanda de trabalho é urgente ou importante quando somos bombardeados de mensagens e notificações a todo instante?

Afinal, você já chegou ao fim do expediente e percebeu que você passou o dia todo apagando incêndios?

Se você se identificou, saiba que é essencial separar o que de fato precisa ser resolvido - ou respondido - na hora.

Mas como fazer isso?

Um bom começo é entender o que são tarefas urgentes e importantes e conhecer algumas táticas para priorizar as demandas.

Afinal, são muitas as dúvidas que passam pelas nossas cabeças diariamente: 

• Qual a diferença entre uma pendência urgente ou importante?
• Como definir as prioridades do dia?
• Qual é o segredo para reduzir o senso de urgência no trabalho?

Se você também já se fez essas perguntas, continue a leitura até o final e descubra nossas estratégias para um fluxo de trabalho mais saudável e produtivo.

Urgente ou importante: qual a diferença?

No trabalho home office, somos bombardeados por informações o tempo todo. São chats, e-mails e notificações no celular que chegam a todo instante. 

Nesse momento, a diferenciação entre as palavras “urgente” e “importante” é essencial para priorizar a resolução das pendências.

Importante é tudo aquilo que precisa ser resolvido em breve, que é essencial para o andamento das suas atividades de rotina. 

Já urgente tem uma prioridade maior: é algo que precisa ser solucionado no instante em que aparece para que a equipe siga produzindo.

Pode parecer a escolha mais lógica resolver as tarefas urgentes antes das importantes. Certo?

Nem sempre.

Na verdade, você precisa desenvolver as demandas importantes para que delas não surjam urgências desnecessárias.

Caso contrário, é muito fácil entrar num ciclo vicioso em que você passa o dia apagando incêndios - enquanto outros estão surgindo ao mesmo tempo.

Matriz de importância e urgência de tarefas

A matriz de importância é um modelo que ajuda a priorizar tarefas com mais clareza e facilidade no dia a dia do trabalho.

O modelo é apresentado no livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”. 

Trata-se de um exercício pensado para o cotidiano e que pode ajudar muito no entendimento de quais atividades precisam ser feitas primeiro.

Essa matriz analisa o que você realiza na sua rotina de acordo com o grau de importância e de urgência de cada atividade. 

O mapeamento traz os quadrantes que combinam: 

• urgente e importante; 
• urgente e não-importante; 
• não-urgente e importante; 
• não-urgente e não importante. 

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A partir da matriz, é possível analisar o cruzamento dos quadrantes, que indicam a realidade da demanda em questão.

O quadrante “não-urgente e não importante”, por exemplo, revela que a atividade é na verdade uma distração.

Já a combinação de "urgente e não importante" mostra que a atividade é uma interrupção.

Ok, então eu tenho sempre que dar prioridade às atividades urgentes e importantes? Não. 

É necessário que você se concentre nas atividades não-urgentes e importantes, para que as crises não ocorram. 

Perceba como a lógica aqui é reduzir ao máximo a incidência de urgências e contribuir para um fluxo de trabalho mais produtivo e saudável no médio a longo prazo. 

Ao usar a matriz de importância e urgência, você e sua equipe poderão trabalhar de maneira mais efetiva. 

Como definir as prioridades do dia?

Além da visualização do quadrante, recomendamos algumas estratégias que te ajudarão a entender a prioridade das suas atividades. Acompanhe:

Defina 3 prioridades para o seu dia

Para identificar o que realmente precisa ser feito "hoje" você precisa de clareza. Entenda para onde está indo e o que você quer alcançar ao fim do expediente. 

Essa clareza permite determinar o que vai ser ou não prioridade no seu dia.

Uma boa estratégia é definir no máximo 3 tarefas como prioridade. Assim você trabalha de maneira focada, sem deixar nada importante para trás. 

Anote as atividades do seu dia

A segunda dica que abordamos aqui vem do livro "A Arte de Fazer Acontecer", de David Allen. 

O autor fala sobre “esvaziar a mente” para estabelecer as suas prioridades do dia. Ou seja: registrar o que precisa ser feito. 

Muitas vezes nos lembramos de determinadas tarefas e tentamos registrá-las na memória para executá-las depois.

Mas isso acaba tomando espaço na mente que poderia ser usado em prol da criatividade e produtividade. 

Por outro lado, quando você anota ideias e tarefas imediatamente, sua mente não fica ocupada tentando guardar a informação. 

Você fica livre para trabalhar com as prioridades pré-estabelecidas da sua rotina. 

Escolha a melhor ferramenta de gestão de tarefas

Existem muitas ferramentas que podem te auxiliar na organização das tarefas, sejam elas pessoais ou profissionais.  Abaixo, listamos algumas delas:

Things

A ferramenta gerencia o tempo de acordo com as suas atividades, mostrando notificações quando entende que você está em um horário pertinente para executar. Além disso, oferece a opção de tags e armazenamento na nuvem.

Disponível apenas para dispositivos IOS. 

Todoist 

O Todoist é outra ferramenta que pode te ajudar muito na organização de tarefas, oferecendo listas, armazenamento na nuvem e oportunidade de colaboração nos arquivos. 

Wunderlist 

Permite o armazenamento em nuvem descontinuado, possibilitando que as suas tarefas sejam acessadas de diferentes aparelhos como, smartphone, tablet, computador e smartwatch.

Defina prazos para os seus projetos

Tem algo que todos esses aplicativos acima têm em comum. Estamos falando dos conceitos: Inbox (entradas), Today (hoje) e Someday (algum dia).

Inbox é o local onde você poderá colocar todas as ideias que surgem ao longo do dia. Tudo o que você lembrar vai parar ali.

A partir dessa lista, você organiza o que irá fazer naquele dia, realocando as atividades em "Today". Aproveite para organizar o que você pretende fazer quando tiver tempo sobrando em "Someday".

O recomendado é que diariamente você determine o que fará até o fim do dia, sem espaço para esquecimentos.

Sugerimos que essas tarefas sejam pensadas sempre na noite anterior. Afinal, depois do seu turno de trabalho, as atividades estão frescas na sua mente, e a organização para o dia seguinte fica mais fácil. 

Comunicação assíncrona para reduzir o senso de urgência

Você já pensou que nem toda tarefa que você considera urgente realmente é urgente?

Vivemos em uma cultura do imediatismo: um sentimento constante de pressa e urgência que gera irritação quando algo não é resolvido na hora.

Essa cultura está totalmente relacionada ao uso da tecnologia no trabalho e principalmente ao envio de mensagens em plataformas que incentivam o imediatismo - como é o caso do WhatsApp.

Isso atrapalha o nosso entendimento de senso de urgência, fazendo com que a gente seja induzido a solucionar - ou responder - o mais  rápido possível sempre.

Por isso, a comunicação assíncrona se torna um recurso tão importante. É a partir dela que podemos desenvolver um fluxo de informação efetivo entre os colaboradores que diminua a pressão do imediatismo. 

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