Ativar ou desativar a câmera em uma reunião online?

Uma pergunta simples, mas profunda, algumas vezes polêmica.

O que se esconde por trás de uma simples questão, abre questões para reflexão.

Imagina só a seguinte cena! 🗣️⬛️

Você está falando com um colega de trabalho presencialmente, porém, essa pessoa está com um cartaz na frente do seu rosto impedindo que você o veja. Nesse cartaz, está escrito somente o nome dela.

Você sabe que tem uma pessoa logo ali do outro lado do cartaz, você está ouvindo a voz dela, mas não consegue vê-la, olhar nos olhos, ver suas expressões faciais e corporais.

Agoniante imaginar essa cena, né? 😅

O mesmo vale para uma videoconferência, é agoniante não conseguir se conectar com a pessoa com quem você está colaborando logo ali do outro lado da tela.

O nosso amigo John Travolta aí no meme está "forever alone", com sua câmera ligada e falando com um monte de caixas pretas com iniciais do nome.

Acreditamos que existe um jeito melhor de se trabalhar em videoconferências.

Você quer saber a opinião do Officeless?

SIM, DEVEMOS CRIAR UMA CULTURA DE CÂMERA LIGADA! 🟢

Mas para que isso aconteça, precisamos de um grande cuidado.

NÃO BANALIZE AS REUNIÕES ONLINE: 🫨

A banalização das reuniões online tem sido um dos grandes fatores das pessoas desistirem de ligar a câmera, afinal se estão sendo chamadas para reunião toda hora, o dia todo, muitas vezes sem propósito, elas acabam desistindo de se fazer presentes de verdade.

As pessoas estão cansadas de entrar em reuniões sem contexto, sem propósito, sem estrutura, sem gestão do tempo, sem facilitação.

E preste atenção nisso, a banalização das reuniões pode ser um indício forte de que sua equipe precisa amadurecer no trabalho remoto em vários outros aspectos, o fato das pessoas não ligarem a câmera é só a ponta do iceberg.

Pode ser um efeito colateral de falta de boas práticas de comunicação síncrona e assíncrona, pode ser um efeito colateral de uma infraestrutura digital sem estrutura, pode ser um efeito colateral de micro-gerenciamento, pode ser um efeito colateral de falta de treinamento das lideranças e da equipe, enfim, as causa podem ser inúmeras.

Foi por conta desses fatores que, principalmente durante a pandemia, o termo "fadiga de videoconferência" ficou popular. Nada mais do que organizações despreparadas tentando resolver tudo através de reuniões o tempo todo, sabemos que existe um jeito melhor de trabalhar, que não precisa ser através de reuniões o tempo inteiro, o dia todo.

Se você quer realmente criar uma cultura de trabalho remoto profissional na sua equipe híbrida ou remota, se ligue nas consequências desse pequeno detalhe da câmera e o impacto na sua cultura a curto, médio e longo prazo.

EFEITOS COLATERAIS DE REUNIÕES COM CÂMERA DESLIGADAS:

❌ Redução do engajamento: Sem o contato visual, os participantes podem se sentir menos envolvidos e mais propensos a se distrair com outras tarefas.

❌ Dificuldade em construir relacionamentos: A ausência de expressões faciais e linguagem corporal torna mais difícil estabelecer uma conexão pessoal entre os membros da equipe.

❌ Comunicação não verbal limitada: Muito da comunicação humana é não verbal. Sem o vídeo, perde-se essa camada de comunicação, o que pode levar a mal-entendidos.

❌ Menor responsabilidade: Pode ser mais difícil assegurar que todos estão prestando atenção e contribuindo para a reunião quando as câmeras estão desligadas.

❌ Desafios na coordenação: Coordenar quem está falando e evitar interrupções pode ser mais complicado sem as pistas visuais que indicam a intenção de falar.

❌ Menor senso de equipe: A falta de interação visual pode enfraquecer o senso de pertencimento e a cultura da equipe, tornando a dinâmica do grupo menos coesa.

❌ Impacto negativo na cultura organizacional: Se a câmera desligada se torna a norma, isso pode influenciar a percepção da cultura da empresa como menos aberta e colaborativa.

❌ Dificuldades em manter a atenção: Manter a concentração pode ser mais difícil em chamadas apenas de áudio, aumentando o risco de desatenção.

❌ Isolamento: Membros da equipe podem sentir-se isolados, pois a interação face a face, mesmo que virtual, pode ser um fator importante para a sensação de conexão.

❌ Inibição da criatividade: A colaboração criativa pode ser inibida, pois as reações imediatas e o brainstorming visual são menos fluidos no vídeo.

A câmera desligada nas reuniões tem sido um desafio real nas organizações.

Empresas e órgãos do governo que passam pelos nossos treinamentos conseguem ganhar consciência da profundidade que esse assunto tem e normalmente conseguem rapidamente superar alguns desafios com soluções práticas que trazemos.

COMO IMPLEMENTAR A CULTURA DE CÂMERA LIGADA?

Organizações com ampla experiência em trabalho remoto, que promovem ou requerem o uso da câmera durante videoconferências, tendem a implementar práticas comprovadas para garantir uma experiência enriquecedora para todos os envolvidos.

✅ Desenvolva maturidade na comunicação síncrona e assíncrona: Essas empresas conseguem resolver grande parte dos desafios do dia a dia e gerenciamento de projetos através da comunicação síncrona e assíncrona bem estruturada. Elas possuem treinamentos intensos no onboarding, guias de boas práticas e a cultura já está embutida em suas lideranças. Isso não significa que não fazem reuniões, apenas significa que quando fazem, fazem de forma intencional e com propósito.

✅ Defina expectativas claras: Comunique claramente quando e por que as câmeras devem estar ligadas, como durante reuniões de equipe, conversas individuais ou reuniões gerais. Se necessário, forneça aviso prévio para reuniões que exigem câmera ou até já deixei documentado no Handbook da organização essas boas práticas.

✅ Respeite privacidade e limites: Reconheça que nem todos podem se sentir confortáveis em estar na câmera por diversos motivos. Permita que as pessoas desfoquem ou usem fundos virtuais para manter a privacidade.

✅ Forneça o equipamento necessário: Ofereça estímulos para webcams e headsets ou forneça o equipamento diretamente para garantir áudio e vídeo de alta qualidade.

✅ Ofereça treinamento e diretrizes: Providencie treinamento sobre como configurar um espaço de vídeo com aparência profissional, incluindo iluminação, posicionamento da câmera e fundo. Se precisar do Officeless, é só chamar 🙂

✅ Garanta inclusão: Seja atencioso com os membros da equipe em diferentes fusos horários e aqueles que podem ter responsabilidades de cuidados ou outros desafios que afetam sua disponibilidade para chamadas de vídeo.

✅ Limite a fadiga de vídeo: Para reduzir o esforço de chamadas de vídeo constantes, agende reuniões com câmera com parcimônia e encoraje intervalos entre as reuniões.

✅ Políticas flexíveis: Permita que as pessoas desliguem as câmeras se não estiverem se sentindo bem ou tiverem outras restrições pessoais, e certifique-se de que essa política seja compreendida e respeitada por todos os níveis de gestão.

✅ Verifique velocidade da internet e tecnologia: Assegure que todos os membros da equipe tenham internet de alta velocidade e suporte técnico para participar das videochamadas sem atrasos ou problemas de conectividade.

✅ Encoraje o engajamento: Quando as câmeras estão ligadas, incentive a interação e participação para aproveitar ao máximo o aspecto visual da reunião. Entra aí o papel importante do facilitador da reunião ;-)

✅ Normalize o uso da câmera: Dê o exemplo, com líderes e gerentes usando regularmente suas câmeras para encorajar os outros a fazerem o mesmo.

✅ Adapte e aprenda a lidar com diferentes ambientes de trabalho da sua equipe: Alguns membros da equipe podem trabalhar em espaços compartilhados ou ter uma configuração menos ideal. Ser compreensivo, flexível e procure soluções pode ajudar esses membros da equipe.

Na construção de uma cultura de câmera ligada, é essencial reconhecer a diversidade e promover a inclusão. Respeite as diferenças individuais e culturais que influenciam como nossos colaboradores interagem em videoconferências. A acessibilidade tecnológica também é uma prioridade, forneça os recursos necessários para que todos possam participar com uma boa experiência.

Adotando essas melhores práticas, as empresas remotas podem promover um senso de comunidade e colaboração, respeitando as necessidades e aspectos individuais de cada pessoa.

E por aí, como andam as reuniões banalizadas ou com intenção? Câmeras ligadas ou desligadas?

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