Reunião remota? Como tornar as reuniões virtuais de planejamento da sua equipe superprodutivas

No ambiente remoto esse tipo de comunicação se dá, principalmente, por videoconferências. E com um simples framework de boas práticas, as suas videoconferências podem ser ainda melhores. Quer ver só?

Antes da Reunião

A preparação para uma reunião por videoconferência sempre começa antes de todos entrarem na “sala”. O primeiro passo é definir um objetivo claro para a reunião e, consequentemente, comunicar esse objetivo a todos os participantes junto com a convocação para participar.

O segundo passo é marcar o dia e um horário para a reunião acontecer. Importante: marque o evento em um calendário compartilhado para que todos lembrem e estejam preparados para o momento. Lembre-se de combinar qual será a ferramenta utilizada e de se certificar de que todos os envolvidos possuem ela instalada em seus computadores.

Durante a reunião

Comece com “Como você está se sentindo hoje?” Ou, se preferir, você também pode perguntar sobre qualquer outra coisa, como fazer uma referência ao último episódio de Westworld. Essas são perguntas guias, que duram cerca de cinco minutos, e são utilizadas como “check-in” para a videoconferência. É uma forma de humanizar o contato virtual e de proporcionar o tempo necessário para que todos estejam preparados para o início da reunião.

Foi dado o start. Agora é a hora de repassar a agenda do que vamos fazer e qual o objetivo resumido de termos nos reunido.

Boas práticas: Defina uma ordem de quem vai falar primeiro e instrua a quem não estiver falando para sempre deixar o microfone no mudo. Nesse contexto, é importante delimitar o tempo de cada um para não ultrapassar tempo marcado de reunião e para que ninguém se atropele conversando (evite o delay virtual!). Outro ótimo motivo para deixar o microfone mutado é para que não haja barulho ao fundo como cachorros latindo e carros passando.

Para não atrapalhar a fala do outro, você também pode praticar simples gestos sem desmutar o microfone. Olha só:

• Joinha para cima = Concordo
• Joinha para baixo = Não concordo
• Balançar a cabeça que sim = Concordo
• Balançar a cabeça que não = Não concordo
• Levantar a mão = Quero falar

Para ajudar a manter a reunião nos trilhos, nós criamos o Cuckoo, uma ferramenta de timer compartilhado que permite, por um mesmo link, todos acompanharem o tempo restante de cada etapa da reunião.

Por último acabamos a reunião com um check-out de aproximadamente 5 minutos onde também damos tempo para considerações e perguntas finais, ou até mesmo para um bate-papo final.

Vale relembrar

Use fones de ouvido:

• Assim você ouve melhor e cancela as distrações do fundo;
• O microfone do fone tende a ser melhor e vai estar mais perto do que o do computador, logo as pessoas também te ouvirão melhor;

Deixe a câmera ligada:

• Deixar a câmera ligada é um grande diferencial. Uma das principais habilidades dos seres humanos, é reconhecer expressões faciais. É uma habilidade que foi bastante aperfeiçoado durante a evolução, e até temos uma parte do cérebro só dedicada a isso;
• O benefício imediato é facilitar a comunicação, uma vez que podemos perceber pela expressão se alguém está prestando atenção, se está se sentindo cansada ou se ficou empolgada com algo que acabamos de falar;
• O benefício a longo prazo é que, ao ver as expressões das outras pessoas, criamos uma conexão com elas.

Preste atenção na sua postura:

• As pessoas estão vendo você, logo ficará muito evidente pela sua linguagem corporal o nível de importância que você está dando para o assunto;
• Reunião virtual também tem etiqueta;
• Uma videoconferência é uma reunião. Tome cuidado com o que você está vestindo naquele momento;
• Enquanto estiver em uma videoconferência, evite comer. Os sons que produzimos ao manusear embalagens ou mastigar são amplificados no microfone (e são bem irritantes).

Curtiu as boas práticas para se ter uma reunião virtual? Pode parecer um pouco travado de início, mas nós prometemos que se você confiar no processo suas interações virtuais com o time serão muito mais produtivas.

💜 Faça parte do Movimento! #beofficeless