Produtividade no home office: 12 Estratégias e ferramentas para decolar a sua produção

Quer manter sua produtividade no home office a mil?

Pode parecer uma missão impossível quando você vê centenas de mensagens pipocando no seu celular, sua cama tão perto naquele momento de sono e tantas outras distrações que a sua casa oferece.

Mas a verdade é que bastam algumas mudanças na sua rotina para que a sua produtividade aumente. Quer saber mais?

Então acompanhe este artigo com as melhores estratégias e ferramentas na busca de um trabalho à distância produtivo, sem distrações e com foco para fazer mais em menos tempo

Ainda está em processo de adaptação ao home office? Não tem problema. Esta leitura também é para você.

Aproveite!  

6 Formas de manter a produtividade no home office

Uma das dificuldades que o home office nos trouxe, sem dúvida, é manter a produtividade no dia a dia de trabalho e evitar a famosa procrastinação.

Todos já procrastinamos em algum momento, é normal, e não há nenhum pecado nisso. 

Mas quando outras pessoas dependem de nós para executar determinadas tarefas, precisamos encontrar maneiras de evitar que isso aconteça e nos prejudique.

Por isso, listamos 6 ações práticas que vão te ajudar a manter a produtividade no home office.

1) Tenha clareza sobre a importância da sua produção

Clareza significa que nós compreendemos que determinada tarefa contribui para nossa equipe e missão na empresa. O nosso trabalho importa e as pessoas estão contando com ele.

2) Saiba definir prazos e prioridades

Os prazos ajudam a nos manter focados, tirar as distrações da frente e entender quais são as atividades mais importantes a serem realizadas dentro de um projeto. 

3) Crie rituais próprios para começar o dia de trabalho 

Os rituais nos ajudam a entrar no "modo trabalho" mesmo estando em casa.

Estamos falando de hábitos simples e poderosos que vão enviar mensagens para que seu cérebro entenda que agora é hora de foco.

E quais rituais são esses?

Eles vão desde o banho e café da manhã até tirar o pijama e se vestir com uma roupa adequada.

4) Ter uma rotina organizada 

Nem só de trabalho se vive. Mente e corpo cansados não produzem, simples assim.

Então, organize sua rotina para saber exatamente quando é hora de trabalhar e quando é o momento de lazer.

5) Desligar as notificações 

As interrupções causadas por mensagens no celular são grandes vilãs da produtividade no home office.

É muito fácil fazer uma pausa para ver o que há de novo e se perder em meio às conversas, redes e distrações da internet.

Por isso, desligue as notificações do celular e ferramentas do computador para realmente focar no que importa.

6) Tenha controle sobre o seu tempo 

Aprenda a ser dono do seu próprio tempo. Defina os horários para acompanhar as comunicações com a equipe.

Caso contrário, você vai passar o dia inteiro respondendo mensagens. Quando o fim do dia chegar, a sensação será que você trabalhou muito, mas não produziu nada. 

A melhor estratégia além de adotar uma comunicação assíncrona com a equipe é definir os horários em que você vai responder mensagens e e-mails. 

O que diminui a produtividade no home office?

Na primeira parte deste artigo, já entendemos quais fatores podem contribuir para manter e até aumentar a produtividade no home office.

Mas o que pode causar o efeito contrário e inibir nosso foco e execução das atividades?    

Nós da Officeless reunimos algumas situações que podem atrasar o seu processo de trabalho. Fique atento!

Achar que estar online é estar disponível

Mito! Não é porque você está online que você está disponível para trocar mensagens de trabalho naquele momento.

Por isso, quanto mais assíncrono é o trabalho, mais controle temos sobre a nossa rotina e menos ficamos em modo de emergência. 

Comunicação imediatista através de grupos de WhatsApp

Prejudica o trabalho remoto, pois ficamos com a sensação de ansiedade, de achar que sempre estamos perdendo algo se não conferirmos o celular de 5 em 5 minutos.

Reuniões desnecessárias ou fora de hora

Antes de convocar mais uma reunião, pense duas vezes e tente resolver suas pendências por texto e de forma estruturada - de preferência através de plataformas de comunicação assíncrona.

Falta de rotinas previsíveis de alinhamento

É preciso ter uma rotina no trabalho para programar quando teremos momentos mais prolongados de foco individual e quando vamos nos atualizar sobre o progresso do trabalho da equipe.

Interromper o colega para pedir alguma informação

Interações para solicitar acesso a algum arquivo ou material são o motivo clássico de interrupção quando a equipe não tem processos organizados. Assegure que cada um tem o que precisa.

Não delimitar prazos para a entrega das atividades

Ter clareza da nossa responsabilidade e das expectativas é fundamental para que possamos esperar até o próximo ponto de contato com a equipe para verificar alguma questão específica, confiando que as entregas vão sair dentro do prazo.

Lembre-se: Equipes remotas ou híbridas trabalham de forma assíncrona para que, além de trabalhar melhor, possam de fato ter uma rotina mais livre, flexível e sem “cutucões virtuais”. 

Ferramentas de produtividade para ajudar no home office

Gostaríamos de propor um exercício prático de produtividade para você:

1. Diminua ao máximo o número de decisões que você precisa tomar para que tenha tempo de qualidade para focar no que realmente importa.

2. Defina a intenção do seu dia de trabalho, ou seja, as 3 coisas que você deseja alcançar hoje.

3. Anote essas 3 coisas e o que mais vier na sua cabeça (ideias, pensamentos, reflexões) em um lugar fácil que você possa consultar depois. O objetivo é que isso não ocupe a sua mente.

Após destacar esses pontos, vamos te mostrar algumas ferramentas e técnicas para conduzir melhor o seu dia de trabalho: 

Gerenciamento de tarefas (pessoais e profissionais)

• Things App (disponível somente para plataformas Apple)
• Todoist App
• Wunderlist App 

As três possuem seções de organização:: 

• Inbox: para listar todas as ideias que vem na sua cabeça; 
• Today: para colocar o que você vai realizar no dia de hoje ou em um futuro próximo;  
• Someday: para listar o que você vai realizar só quando tiver um tempo disponível, não é prioridade.

Técnicas para concentração e foco máximo

• Técnica do Pomodoro

Blocos de tempo de 25 minutos em que você estará extremamente focado no trabalho e não irá se distrair com nada. Ao final desse tempo, você tirará 5 minutos de intervalo e depois voltará para mais um ciclo de 25 minutos de foco. 

-> São 4 blocos de 25 minutos, com 5 minutos de intervalo cada um. Ao final, tire um descanso mais prolongado.

• Cuckoo App 

Usado para aplicar a técnica do Pomodoro com timer. Você controla o seu próprio tempo.  

• Coffitivity

Ferramenta para foco que simula sons de ambiente, como pessoas conversando, pratos batendo, etc.

Foi útil para você? Esperamos que sim :)

Como a cultura Officeless pode ajudar na produtividade

Na Officeless, defendemos um modelo de trabalho assíncrono, sem interrupções desnecessárias e focado no bem estar da equipe e na alta performance. 

O que você acredita que pode contribuir para elevar a sua produtividade? Para despertar o seu melhor?

Seguem abaixo alguns mantras que consideramos essenciais:

- Estou online, mas te respondo quando estiver disponível

- Não usar o WhatsApp para comunicação interna 

- Reuniões podem ser o último recurso

- Ter rotinas previsíveis de alinhamento

- Focar em discussões que levem a decisões práticas

- Garantir que as pessoas têm o que precisam para trabalhar

- Criar expectativas e acordos de curto prazo

Descubra o seu nível de produtividade

Será que você é produtivo ou está só se mantendo ocupado?

No dia a dia, é difícil perceber quanto tempo estamos investindo em algumas atividades.

Por isso, precisamos aprender a otimizar esse tempo e fazê-lo trabalhar a nosso favor.

A ferramenta Rescue Time pode nos ajudar nesse desafio.

Ela é responsável por mapear tudo o que fazemos ao longo do dia: Quais ferramentas estamos utilizando? Quantas horas passamos em cada uma delas?

No final da semana, é possível visualizar alguns gráficos para entender como investimos o nosso tempo de fato.   

Genial, não é mesmo? 

Faz um teste e depois conta pra gente o que achou!

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