Por que WhatsApp e trabalho remoto não combinam

O WhatsApp, como você sabe, é uma ferramenta de mensagens instantâneas e que funciona muito bem para uso pessoal. É ali que você fala com o grupo da família, de amigos e da academia, por exemplo.

Agora, quando você usa essa mesma plataforma como canal de comunicação profissional, é muito difícil manter o foco em uma coisa ou outra. Você pode estar trabalhando, mas está sempre a um clique de interagir com conversas paralelas, ver aquele vídeo engraçado, ler aquela piada e, por consequência, perder o foco. É um perigo disfarçado para a produtividade.

No trabalho remoto, o seu time é distribuído, mas a comunicação NÃO pode ser dividida e descentralizada — ela é apenas síncrona ou assíncrona. E é por isso que é tão difícil resolver algo pelo WhatsApp, porque, ao longo de uma conversa (ainda mais se ela acontecer em grupo), você se depara com várias discussões acontecendo ao mesmo tempo, com pequenas mensagens divididas e muitas vezes sem contexto. É difícil ter uma visualização do todo e você fica sem saber o que já foi resolvido ou não.

Quanto mais o seu time crescer, maior o desafio dentro do WhatsApp

Você e o seu time não estarão proporcionando a mesma experiência para todos, se optarem por continuar usando o WhatsApp como canal de comunicação no trabalho.

Eventualmente, novas pessoas integrarão a equipe. Como vai ser possível passar o contexto do que está sendo falado naquele grupo? Por vezes, esse contexto está no histórico do grupo e essa pessoa não terá acesso porque será adicionada depois. Logo, a comunicação e a interação vão ser prejudicadas.

Além do fato de que como muitas pessoas estão falando, o assunto pode se dispersar rapidamente. Isso torna ainda mais difícil manter o controle sobre qual discussão as pessoas estão tendo naquele momento.

Aprovação de materiais

De início, o WhatsApp pode parecer um canal ágil, isso porque você espera sempre uma resposta imediata. Mas, tudo isso é apenas uma ilusão. Primeiro, porque ninguém é obrigado a responder e estar online acompanhando o WhatsApp na hora em que você quer.

E, se, por exemplo, precisar aprovar algum material, a possibilidade de poder anexar um arquivo pode não ser o suficiente nesse caso. Em vários momentos, considerações precisam ser feitas, discussões produtivas precisam acontecer e ter a capacidade de pesquisar esse arquivo juntamente com o que foi dito anteriormente sobre aquela versão é fundamental.

Em resumo, a comunicação no WhatsApp é ineficaz porque:

• É muito difícil manter o contexto da informação atrelado a discussão;
• Constantes interrupções;
• Sensação de que está trabalhando o dia o todo e nunca consegue se desconectar;
• Perda de foco com o recebimento de muitas mensagens;
• Há expectativas de respostas instantâneas, o que invalida a ideia de comunicação assíncrona no trabalho remoto;
• No geral, não há cuidado o suficiente com a qualidade da escrita para entrega de informações;

Ferramentas de chats para times distribuídos

Existem outras ferramentas muito mais apropriadas para chats de times distribuídos do que o WhatsApp. O Basecamp, Slack ou até o Rocket.chat (versão gratuita do Slack) possuem funcionalidades que podem realmente fazer a diferença na forma como você se comunica com a equipe diariamente:

• É possível estruturar canais com tópicos de um projeto específico;
• Você pode pesquisar facilmente um assunto ou arquivo enviado;
• Acesso restrito a pessoas do seu time e sem intervenções de conversas pessoais;
• Integrações com outras ferramentas do seu workflow.

Além de ter uma ferramenta de chat, é muito importante ter uma específica para gerenciamento de tarefas/projetos e que possa ser integrada com o canal de bate-papo. O Basecamp, por exemplo, já tem toda essa integração em um único espaço. Diferente do Slack e do Rocket.chat, onde é necessário linkar com outros gerenciadores como Flow, Trello ou Asana.

Quando as coisas estão muito misturadas, fica difícil organizar tarefas, acompanhar progressos e focar no que realmente é importante. E fazer a transição do vício do WhatsApp para outra ferramenta mais adequada nem sempre é tão fácil.

Eventualmente, alguém ainda continuará usando o recurso do WhatsApp e é aí que o seu papel de “guardião” é essencial. Seja a pessoa que lembra e até cobra para que o novo hábito esteja completamente instalado, porque mudar leva tempo.

E, se precisar, vale recordar com o time a ideia do “Remote First”, onde a informação precisa sempre estar disponível, atualizada e contextualizada para todo mundo.