O que caracteriza uma empresa officeless?

Olha que novidade boa: a sua empresa adotou o trabalho remoto! Todos do time adaptaram processos, construíram novas rotinas de trabalho e parece que tudo está fluindo. Até que vocês dão de cara com burocracias e valores da empresa que não condizem com esse modelo de trabalho. E agora, será que a empresa está pronta para realmente se tornar Officeless? 😱

Trabalhar remotamente não é simplesmente fazer com que as pessoas do seu time se adaptem à uma nova realidade. A equipe e a empresa também se envolvem em todas as etapas desse processo e precisam rever e incorporar valores para garantir que o trabalho remoto traga benefícios para todos.

Antes que você me chame de exigente, tenho plena consciência de que mudanças não acontecem da noite para o dia. Ainda mais quando estamos falamos do mundo corporativo. Dependendo do tamanho e do formato da empresa (capital aberto, fechado ou familiar, por exemplo), esse processo passa pela mão de muitas pessoas e pode ser mais lento.

As empresas precisam enxergar que se tornar officeless não se restringe apenas a criar novos processos. Trabalho remoto envolve trabalhar com qualidade, alcançando resultados e fazendo tudo isso sem abrir mão do bem-estar das pessoas da equipe.

É por isso que, no Officeless, nós criamos algo similar a um checklist do que consideramos essencial para que um negócio possa realmente ser caracterizado como officeless.

Importante: existem MUITO MAIS pontos do que vou descrever aqui, mas se a sua empresa alcançar estes, que bom, vocês já estão no caminho certo!

# Possibilidade de trabalhar de qualquer lugar

Esse ponto é até engraçado de eu citar por aqui, não? Parece óbvio: “ser officeless é trabalhar de qualquer lugar”. Não se engane, muitas empresas ainda enxergam o conceito de trabalho remoto como a possibilidade de trabalhar de casa e somente deste lugar. Então, você não está liberado para viajar e trabalhar de outra cidade. Saca?

Só que trabalhar remoto não é abandonar o escritório e mandar todo o time trabalhar home office. O escritório pode continuar existindo, o home office também e você pode usá-los quando achar melhor ou fazer as suas atividades profissionais de qualquer lugar que se sinta produtivo.

# Abrir mão do cartão-ponto

Uma empresa não pode achar que, porque abriu mão do espaço físico, terá de controlar as pessoas através do cartão-ponto. Essa não é uma métrica de sucesso e muito menos de produtividade.

Por exemplo, posso muito bem trabalhar remotamente, “bater meu ponto” nos horários preestabelecidos e não ter feito nada o dia inteiro. E aí, serviu de alguma coisa?

Para trabalhar remotamente, é preciso criar times que saibam manter o controle do que tem que ser feito e quem está responsável pelo o que. Em outro conteúdo, nós falamos sobre como criar times autogerenciáveis e passamos pelos aspectos mais relevantes que devem ser desenvolvidos. Clica aqui para saber mais.

# Gestão horizontal

Há pouco, dei uma pincelada sobre times autogerenciáveis, então você já deve ter percebido que a gestão no estilo *top down *não funciona para empresas que adotam o trabalho remoto. Nessa prática, a ideia do gestor é trocada pela função dos líderes — que pode ser assumida por todos do time ao mesmo tempo.

A gente entende que liderança é saber o quanto as suas ações podem impactar na produtividade do grupo e que você é responsável por ajudar a equipe a alcançar um objetivo comum. Aqui a gente fala mais sobre isso.

Quando uma empresa passa a trabalhar com a liderança horizontal, também se torna muito mais fácil de permitir que uma equipe remota evolua e tome decisões com segurança e agilidade.

# Autonomia e flexibilidade para cada um do time

Aposto que se eu apenas trazer o conceito de autonomia e flexibilidade no trabalho remoto, a partir dos termos que incluímos em nosso dicionário Officeless, você vai entender direitinho o que quero dizer. Então, vou fazer isso, beleza? 😅

Autonomia

substantivo

[1] Independência;

[2] Habilidade que pode ser treinada. Essencial para quem deseja trabalhar remoto com responsabilidade ao lado de um time distribuído.

Ou seja, autonomia é uma moeda de troca entre cada um do time e a empresa: é dar liberdade para as pessoas e, ao mesmo tempo, ter a certeza de que o trabalho será executado da melhor forma — sem fazer com que ninguém se preocupe como, quando e onde aquilo será feito.

Flexibilidade

substantivo

[1] Capacidade de poder definir o período em que deseja trabalhar sem precisar se preocupar com horários preestabelecidos pela equipe ou empresa;

[2] O desempenho não é avaliado com base no número de horas trabalhadas, mas sim na produtividade e na qualidade do trabalho entregue.

Aqui a gente volta para a velha história de que horas trabalhadas não significam nada e nem aquela lógica de oito horas diárias. A empresa precisa entender que está tudo bem se um membro de um time fizer uma breve pausa para descansar, se reenergizar e enviar aquele relatório mais tarde — desde que ainda esteja dentro do prazo combinado. E se ele cumprir todas as tarefas do seu plano diário antes do previsto? O restante do tempo pode ser usado para buscar mais inspiração, para resolver pendências ou fazer o que quiser.

# Prazos reais para entregas

O cronograma de um projeto não pode ser definido ou imposto por apenas uma pessoa ou ser uma regra preestabelecida na empresa. Essa é uma discussão conjunta do time de cada projeto que envolve o tempo de trabalho de cada um.

Em outros casos, por exemplo, pode envolver diferentes fusos horários e ninguém pode exigir que uma pessoa que está em um país diferente do restante do time esteja disponível nos mesmos horários.

“Se tudo deve ser decidido coletivamente, isso tornará o processo de tomada de decisão mais lento?” Não! Trabalhar remoto deve seguir a ideia de autoridade distribuída, onde as decisões são autônomas, mas nunca individuais.

Na prática, isso quer dizer que o diálogo é base para tomada de decisões — independente de quem vá tomar essa decisão. Ter parâmetros muito claros e compartilhados de como uma decisão é tomada, o que é levado em consideração e o que tem mais peso é o caminho para evitar falhas como definir errado o tempo de um projeto.

# Reuniões objetivas e eficazes

Não é porque o time distribuído não se encontra presencialmente que para toda e qualquer decisão todo mundo precisa parar o que está fazendo e realizar uma videoconferência para tomar uma decisão. Essa prática deve ser repensada dentro da empresa e cada situação deve ser avaliada individualmente.

O tempo de todo mundo é escasso, por isso, é sempre bom aproveitar da autonomia que o trabalho remoto proporciona para preservar os minutos do seu colega que talvez não precisasse se envolver em determinados assuntos.

# Sem trabalho aos fins de semana

Se você é o responsável por avaliar a jornada de trabalho da equipe e perceber que todos estão sobrecarregados e perdendo em qualidade de vida, recomendo que você volte ao ponto em que falo sobre prazos reais para entregas. E, se trabalhar final de semana para fazer uma entrega importante for necessário, isso deve ser uma exceção e não uma regra.

Esse ponto está propositalmente em nosso checklist. É daqueles que fazem a gente repensar as nossas ações. Ninguém vai precisar trabalhar aos fins de semana e ficar de cabelo em pé por conta de um projeto, se o tempo individual de cada um for respeitado e a equipe estiver sendo produtiva em um ritmo saudável e, mais do que isso, viável.

# Tempo para buscar inspiração e criatividade

“Produzir, produzir e produzir”. Pare por aí porque ser humano não é máquina, tá bom? A sua empresa não pode ser daquelas que acha que todo mundo precisa ter 1001 tarefas em um único dia para dizer que foi produtivo. Ou exigir que as pessoas entreguem mais porque trabalham remotamente.

É mais importante fazer coisas que realmente gerarão impacto do que cumprir apenas várias pequenas atividades.

Como falei antes, a flexibilidade implica em compreender que se alguém finalizou seu plano diário de atividades, está mais do que liberado usar o restante do tempo para buscar mais inspiração, criatividade e se atualizar — afinal, é isso que dá fôlego e gás para aumentar a qualidade do trabalho no futuro.

Por favor, não se assuste com nada que eu disse por aqui e nem fique achando que está tudo errado na sua empresa. Se, ao menos, todos tiverem consciência que esses avanços são necessários para o progresso do trabalho remoto, vocês poderão criar um plano de ação e implementar uma a uma dessas práticas com o tempo.