Como usar o Método Kanban para ter uma equipe mais produtiva

O Método Kanban é um recurso de gestão de tarefas e projetos capaz de aumentar a produtividade da equipe remota.

É devido ao sucesso dessa ferramenta que ela se tornou bastante conhecida. 

No entanto, a sua forma tradicional consiste em uma tabela ou colunas de post-its em um mural físico, ou seja, no escritório.

Porém, quando o assunto é o trabalho remoto e a produção com equipes distribuídas, o último lugar em que o Kanban deve estar é no escritório físico.

Neste artigo, você vai entender o que é o Método Kanban, como funciona na prática, vantagens e ferramentas para aplicá-lo no trabalho remoto. Acompanhe.

O que é método Kanban

O Método Kanban é uma ferramenta de administração, gestão e acompanhamento da realização de projetos.

O Kanban funciona como um quadro que torna visual as tarefas: 

• necessárias
• disponíveis
• sendo feitas
• e feitas

Assim, tanto a gestão quanto o time conseguem acompanhar o processo de trabalho e visualizar o planejamento de uma forma simples e panorâmica.

Como usar o método Kanban na prática

O Método Kanban contribui para que o time acesse o planejamento e as informações necessárias de qualquer lugar.

O primeiro passo para aplicar é escolher com qual ferramenta trabalhar. Existem várias disponíveis online e falaremos sobre as principais adiante.

Em seguida, você precisa subir para o Kanban as tarefas prioritárias com todas as informações fundamentais para a realização (briefing) e selecionar qual squad ou profissional ficará responsável por cada uma delas.

Ao fazer isso, as pessoas envolvidas em cada atividade ou projeto podem visualizar com facilidade o quê e como precisa ser feito, linkar no post-it da atividade os documentos e  vincular o canal de comunicação para discussão da tarefa.

O Kanban digital cria uma visão panorâmica de tudo que está ocorrendo na empresa, cada movimento, tempo, percurso e realizações da equipe. 

É como se a gestão e as lideranças vissem todo o escritório de camarote, mas online e de forma assíncrona.

Etapas do método Kanban

O próximo passo é criar em colunas cada etapa do processo de produção, por exemplo: a fazer, fazendo e feito.

Cada etapa sinaliza o que é prioridade para o trabalho e como está o andamento das tarefas.

Feito isso, as pessoas responsáveis poderão verificar o que deve ser feito e, conforme o trabalho avança, elas mesmas poderão deslocar as atividades coluna por coluna.

Backlog (etapa opcional)

Backlog é a etapa de concepção, debate e decisão de tarefas. Nem sempre ela é necessária, pois depende de quais pessoas estão envolvidas nesse processo.

É a etapa que precede a priorização e transferência para o time responsável pela realização.

To do (a fazer)

A primeira etapa obrigatória é o to do (a fazer). Nela, as tarefas são adicionadas em post-its com informações do briefing. 

Em cada cartão é necessário acrescentar todas as informações essenciais para a realização adequada da demanda, inclusive qual time ou pessoa deve atendê-la — você pode apontar isso no projeto ou post-it da tarefa.

Doing (fazendo)

Assim que o time inicia o atendimento de uma demanda, ela entra em doing (fazendo). 

É a etapa que mostra o que cada time está fazendo naquele momento. Nessa etapa também é possível visualizar os processos e decisões do time para o êxito da atividade.

Done (feito)

Assim que a atividade é concluída, ela passa para a etapa done (feito). 

A equipe então passa para a próxima atividade, recomeçando o ciclo, enquanto a gestão avalia a conclusão e encaminha para o próximo time.

Nos post-its da tarefa done, o time pode deixar o material feito, link ou informações e documentos pedidos para facilitar o acesso dos demais.

Vantagem do método Kanban na gestão de projetos

A principal vantagem do Método Kanban é a visão e acompanhamento panorâmico de tudo que precisa ser, está sendo e foi feito pelos times.

Esse método acelera e torna mais eficiente os circuitos de comunicação e produção das demandas.

Também permite a visualização do andamento de tudo que está ocorrendo na empresa sem precisar fazer microgerenciamento e interromper as pessoas durante o trabalho.

Ferramentas para utilizar o método Kanban

O Método Kanban pode ser pouco efetivo se a lei do remote first não for respeitada. 

Não adianta aplicar o método numa agenda de papel, porque dessa forma as pessoas não conseguem acompanhar o processo.

Por isso, trazer o Kanban da empresa para as plataformas e ferramentas online é fundamental. 

Isso permite que o time acesse todas as demandas e processo de trabalho em qualquer momento e de qualquer lugar.

Principais ferramentas para aplicação do Kanban no trabalho remoto

Flow

A ferramenta Flow é interessante porque permite que sejam criados cartões por projetos. Em cada cartão, entram as atividades internas envolvidas em cada projeto. 

Ela dispõe de uma linha do tempo para acompanhar o andamento e fases da realização das atividades. 

Permite que, ao iniciar o dia de trabalho, cada pessoa verifique as notificações específicas para ela. Isso facilita saber onde ele é necessário, sem exigir interromper o fluxo dos demais colegas.

Além, é claro, das etapas tradicionais do Método Kanban.

Trello

Trello é uma ferramenta online que funciona como um grande mural. Nele o gestor pode disponibilizar os briefings de atividades por time e criar as etapas do Método Kanban.

O Trello funciona com base em cartões que permitem a inclusão de todas as informações das tarefas, como:

• tags
• membros
• arquivos e anexos
• prazos

Notion

No Notion, o gestor pode criar páginas por projetos e adicionar os responsáveis por cada um. 

Em cada página, é possível adicionar listas, tabelas, informações do briefing e as etapas do Método Kanban.

No Officeless usamos muito o Notion para organização e criação de playbooks e tarefas.

Asana

Asana é também uma ferramenta de gestão de projetos online. Ela permite integrar todos os projetos em uma conta e geri-los de maneira assíncrona, remota e efetiva.

Um ponto interessante é que essas ferramentas de gestão automatizada permitem a sincronização com outras ferramentas, como o Google Docs, Slack, Google Agenda e outras plataformas essenciais para o trabalho remoto.

Agora que você já conhece o Método Kanban e sabe como ele pode ser aplicado no trabalho remoto, é hora de testar na sua rotina!

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