Teste agora: melhores ferramentas para home office

A escolha e o uso de ferramentas para home office tornam suas equipes mais produtivas.

E mais: elas tornam os processos da equipe mais organizados, ágeis e possíveis de serem acompanhados por todo o time, mesmo que cada pessoa esteja trabalhando de casa ou em qualquer outro lugar.

Se você gerencia ou faz parte de uma equipe remota, mas ainda não conhece essas plataformas, siga a leitura até o fim.

Neste artigo, você vai descobrir uma seleção de 18 ferramentas para home office testadas e validadas pelo Officeless. Acompanhe na leitura.

Importância das ferramentas para home office

Em poucas palavras, ferramentas são objetos ou mecanismos que nos auxiliam a desempenhar uma atividade que PRECISA ser feita. 

Pensando no nosso dia a dia, existem desde os modelos mais antigos (caneta, papel, computador) até os mais modernos (aplicativos de texto, vídeo, entre outros).

Quando falamos de escritório digital, essas ferramentas se tornam ainda mais importantes porque organizam e dinamizam as atividades das equipes remotas, permitindo a todos trabalhar de qualquer lugar, em qualquer horário, sem que os prazos sejam perdidos.

Afinal, o remoto não é onde você trabalha, é como você trabalha.

Elas permitem que o trabalho remoto aconteça, já que toda equipe acompanha os fluxos de trabalho e o estágio de cada projeto.

Agora, antes de seguirmos nas ferramentas, considere:

• Como está sendo feita a distribuição das atividades dentro da equipe?
• Que tipos de ferramentas o seu time precisa para realizar determinadas funções com êxito?

Como escolher as ferramentas para home office

Muitas vezes, a dúvida está em como escolher que ferramentas usar, com tantas opções disponíveis.

Então, vamos te ajudar detalhando alguns pontos que devem ser levados em consideração na seleção das melhores ferramentas para o seu modelo de negócio. Considere:

1. Se você quer planejar atividade individual ou em grupo;

2. O objetivo dessa atividade;

3. Quais ferramentas digitais possibilitam fazer essa atividade;

4. Se a plataforma mantém ou não a informação ou o arquivo na nuvem;

5. Se a ferramenta permite ou não a colaboração de outras pessoas da equipe.  

A partir das respostas acima, decida qual será a finalidade das atividades:

• Comunicação;
• Colaboração em equipe;
• Videoconferência;
• Gestão de tempo;
• Gestão de projetos e tarefas;
• Compartilhamento e gerenciamento de arquivos;
• Produtividade e bem-estar;
• Gestão de pessoas.

A partir dessa análise inicial, você terá mais facilidade em escolher a ferramenta ideal para a sua necessidade.

18 Melhores ferramentas de home office

Entendida a importância das ferramentas para home office, é hora de mapear essas plataformas.

Aqui no Officeless preparamos uma lista com 18 ferramentas já testadas e aprovadas por nossa equipe (não estamos fazendo “propaganda paga” de nenhuma delas). Fique à vontade para decidir quais delas funcionam melhor para a sua empresa.

Ferramentas para gestão de projetos e tarefas

Descubra abaixo as ferramentas mais indicadas para gestão de projetos e tarefas na equipe remota:

Trello

O Trello é uma ferramenta intuitiva para gerir projetos de maneira fácil e colaborativa. É possível criar listas de tarefas, marcar pessoas da equipe nas atividades e inserir etiquetas com os “status” referentes ao andamento de cada trabalho.

Flow

Programa que permite planejar, acompanhar e gerenciar projetos, incluindo os que abrangem várias equipes.

Asana

O Asana organiza o trabalho para que as equipes consigam visualizar quem são os responsáveis por cada atividade, como está o andamento dos trabalhos e como prosseguir no projeto. 

Notion

Plataforma para organizar projetos (pessoais e profissionais) em pastas, listas, tópicos, anotações e formatos personalizados. No Notion, as informações ficam alinhadas de tal maneira que é possível localizar tudo a qualquer momento.  

Ferramentas para gestão de pessoas

A seguir, descubra as principais ferramentas que auxiliam na gestão de pessoas:

Pipefy 

Ideal para armazenar informações de pessoas que fazem parte da equipe, parceiros e clientes da empresa. O Pipefy funciona como um banco de dados, com registros de tudo o que já aconteceu. 

Teamweek (Toggl)

O Toggl que possibilita visualizar em quais projetos determinadas pessoas da equipe estão envolvidas e até quando elas estarão desenvolvendo essas atividades. Trata-se de uma forma prática de visualizar a agenda do time. 

Harvest

Indicada para acompanhar de perto e avaliar os índices de produtividade dos membros da equipe. O Harvest também gera Invoice para clientes.

Timetastic

O Timetastic é uma ferramenta utilizada pelas pessoas da equipe para indicar em que período gostariam de tirar férias ou se haverá algum feriado no local onde elas moram (levando em consideração os times distribuídos). Os pedidos são feitos nessa plataforma e podem ser aprovados ou não.

DocHub 

O DocHub é indicado para gestão de contratos com assinatura digital, para envio a clientes ou parceiros da empresa.

Ferramentas para comunicação assíncrona

E as ferramentas para comunicação assíncrona: quais são as mais indicadas? Conheça:

Slack

Organiza a comunicação da empresa em canais, facilitando a interação entre a equipe e a observação dos status das atividades por cada membro.

Basecamp 

No Basecamp, o trabalho é dividido em projetos separados, onde é possível encontrar todas as pessoas envolvidas nas atividades, além de arquivos, mensagens, tarefas e agendas.

Loom

O Loom permite gravar vídeos e compartilhar com outras pessoas de forma rápida e objetiva. Essencial para momentos em que é preciso dar direcionamentos específicos - mostrando a tela do computador por exemplo - para evitar mensagens de texto longas.

Soapbox

O Soapbox é uma extensão do Google Chrome em que é possível gravar, editar e compartilhar vídeos com outras pessoas. Similar ao Loom, também é usado para passar orientações e fugir do famoso “textão”. 

Clyp.it

O Clyp.it é uma ferramenta utilizada para gravar áudios em que é gerado um link para ser acessado pela equipe a qualquer momento. 

Ferramentas para videoconferências

Para finalizar, confira as ferramentas que vão ajudar a sua equipe a fazer videoconferências:

Zoom

Uma das ferramentas de videoconferência mais conhecidas e utilizadas no mundo. O Zoom permite gravar as reuniões e enviar para a nuvem, onde todos da equipe terão acesso. As calls podem ser feitas com um número grande de participantes.  

Google Meet

Google Meet é uma ferramenta bastante conhecida e gratuita indicada para reuniões de negócios. Também é possível agendar chamadas direto do Google Agenda e enviar o convite aos participantes. 

Tuple (Screenhero)

Com o Tuple, é possível compartilhar a tela do seu computador com uma outra pessoa da equipe, e ela pode fazer marcações e alterações no seu arquivo. Ideal para trabalhos em parceria.

WhereBy (Appear.in)

O WhereBy é utilizado quando é preciso convidar alguém, de forma fácil, para uma primeira reunião (por exemplo, um novo cliente). Basta enviar um link que o convidado já consegue acessar a chamada. Não é necessário instalar nenhum programa no computador ou celular. 

Por último, mas não menos importante: lembre-se que estar online não significa estar disponível. 

Antes mesmo de definir processos e escolher as ferramentas ideias, priorize as pessoas.

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