Guia da comunicação em times remotos que realmente funciona

Como adotar uma comunicação em times remotos eficaz?

Se essa dúvida passa pela sua cabeça, você não está sozinho. Esse tem sido um desafio comum entre gestores de equipes remotas. 

Uma coisa é certa: se esforçar para se comunicar de forma clara, objetiva e transparente é importante para estabelecer os processos necessários e para o bom funcionamento do trabalho e gestão dos colaboradores.

Mas como fazer isso na prática?

Neste artigo, você vai descobrir a importância da comunicação em times remotos, quais boas práticas adotar e quais erros evitar. Vamos?

Importância da comunicação em times remotos

A internet possibilitou a comunicação em tempo real com pessoas em qualquer lugar do mundo e, consequentemente,  que o trabalho remoto de fato ocorresse.

Da mesma forma, também contribuiu para que houvesse algumas incompreensões e mal entendidos  na comunicação.

Por isso, uma equipe remota que se comunica de forma remota precisa criar uma forma de comunicação eficiente para evitar que haja divergências ou incompreensões na troca de informações.

Não à toa, a comunicação é um dos pilares essenciais para o pleno funcionamento de uma empresa que atua com times remotos. 

Ela é importante para que os membros da equipe saibam com clareza o que está acontecendo em cada um dos projetos e qual é o papel de cada integrante dentro de uma rotina de trabalho.

Como melhorar a comunicação em times remotos?

Para que a comunicação remota funcione dentro de uma equipe de trabalho é preciso seguir alguns princípios básicos:

Tenha uma comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona facilita a organização no ambiente de trabalho remoto e ocorre de forma estruturada.

Esse tipo de comunicação permite que as informações sejam acessadas pela equipe a qualquer momento, de forma objetiva, clara e simples - e sem o caráter imediatista que atrapalha a produtividade dos colaboradores.

Invista na comunicação por texto

A comunicação escrita é mais clara e organizada e, por isso, tende a ser mais valorizada pela equipe.

A acessibilidade desse tipo de comunicação contribui para que haja mais compreensão na troca de informações e menos ruídos.

Alinhe expectativas de disponibilidade

É importante estabelecer horários ou períodos em que você estará disponível para atender às demandas e responder as pessoas.

Alinhe expectativas com os demais membros da equipe para que saibam quando entrar em contato e quando esperar uma resposta.

Envie mensagens completas para evitar o efeito "ping-pong”

Evite o envio de mensagens em texto pela metade e priorize a informação direta,  clara e organizada.. 

Sempre que precisar chamar alguém, vá direto ao ponto e diga quais são as dúvidas, para que a pessoa já tenha conhecimento na hora em que ler a mensagem.

7 Erros comuns de comunicação em times remotos (e como evitar)

Alguns hábitos ruins da equipe podem comprometer a qualidade da comunicação em times remotos, trazendo mais dificuldades ou divergências que poderiam ser evitadas. Conheça os 7 principais erros:

1. Trocar informações por áudio

Como já mencionamos, a comunicação escrita é mais elaborada do que a verbal. 

Um texto pode ser revisado com cuidado antes de ser enviado, o que garante maior qualidade e segurança das informações.

Outra vantagem de se comunicar por texto é a indexação do conteúdo. 

Isso significa que é possível acessar as informações a qualquer momento no futuro, ao contrário de um histórico de mensagens por áudio.

2. Trabalhar através de um chat

O chat é um espaço de comunicação que dificulta a tomada de decisões.

Conversas por meio de chats tendem a ser mais superficiais e imediatas, o que pode levar a perda de algumas informações. 

E sim, aqui estamos falando de plataformas como o WhatsApp, um grande vilão da comunicação remota. 

Por isso, é essencial ter um local mais formal para conversas e que possa ser acessado com mais clareza. É o caso das ferramentas de comunicação assíncrona como Basecamp e Slack. 

3. Confundir "estar online" com "estar disponível”

As pessoas têm tempos diferentes de foco, trabalho individual e rotina pessoal. 

Por isso, exigir atenção imediata das pessoas é um hábito ruim, além de ser desrespeitoso.

Não confunda as coisas: apesar do status online, as pessoas podem estar resolvendo outros problemas e não necessariamente vão estar disponíveis para resolver suas dúvidas naquele momento.

4. Ignorar a comunicação escrita

A comunicação assíncrona funciona quando as pessoas valorizam a escrita. 

Um conteúdo escrito permite informações mais completas e contextualizadas, possibilidade de buscar informações antigas e maior rapidez na compreensão.

5. Enrolar na hora de enviar uma comunicação

Evite o clássico “Oi, tudo bem?” que aguarda o retorno para prosseguir com a informação.

Deixe claro de imediato a mensagem que deseja transmitir para que o destinatário possa responder com objetividade.

6. Usar linguagem muito formal

Profissionalismo é diferente de formalidade. 

Ao se direcionar a alguém, priorize uma linguagem compreensível e objetiva, que possa ser entendida de maneira imediata.

A não ser que seja uma característica da sua área de atuação, prefira a simplicidade ao invés da formalidade.

7. Mandar textos longos

O envio de textos muito longos, além de ser cansativo, não contribui para a leitura e o entendimento.

Por isso, o ideal é utilizar pequenos blocos, parágrafos curtos, destacar partes do texto e separar por tópicos para facilitar a leitura e evitar que a informação fique cansativa.

Ferramentas para melhorar a comunicação em times remotos

Você provavelmente já conhece algumas ferramentas de comunicação ou até mesmo já utiliza. 

O Whatsapp e o Telegram, por exemplo, podem ser consideradas ferramentas de comunicação para o uso do dia a dia.

Mas, em um contexto de equipe distribuída, para trabalhar de forma organizada, profissional e eficiente, outras ferramentas são mais eficazes e adequadas. Conheça algumas delas:

Basecamp

O Basecamp é uma plataforma de gerenciamento de projetos que permite que a equipe se reúna em um só lugar para trocar mensagens sobre as tarefas e acompanhar o andamento dos projetos.

Twist

O Twist é uma plataforma de mensagens assíncronas que permite mais flexibilidade e organização da rotina e das informações relacionadas ao trabalho.

Uma das vantagens dessa ferramenta é que ela permite organizar as conversas e estabelecer ordens de prioridade.

Slack

Outra ferramenta de comunicação útil e eficiente é o Slack. 

Bastante utilizado no trabalho remoto, essa plataforma permite enviar informações e trocar ideias em tempo real, enviar mensagens diretas e criar grupos para determinados projetos e demandas.

O segredo da comunicação eficaz: comunicação assíncrona

Como vimos, a comunicação assíncrona é fundamental para o trabalho remoto e é uma das formas de colocar todos os membros da equipe em igualdade.

Para que funcione de maneira eficaz, toda comunicação deve estar atualizada, contextualizada e disponível.

Uma comunicação atualizada deve refletir tudo que está acontecendo dentro de um determinado projeto.

Além disso, a informação deve aparecer com o contexto necessário para que possa ser compreendida por alguém que está acessando pela primeira vez.

Por último, precisa estar em algum local em que todos os envolvidos tenham acesso a qualquer momento.

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