Gestão de tarefas: como executar projetos com sucesso na equipe remota

Quando se fala em trabalho remoto e equipe distribuída, a gestão de tarefas torna-se um grande desafio e, ao mesmo tempo, um mecanismo essencial para o sucesso dos projetos.

Por isso, neste artigo, vamos mostrar como fazer um gerenciamento de tarefas eficiente, listar as melhores ferramentas para o alinhamento das equipes remotas e revelar o grande vilão da gestão.

Acompanhe na leitura.

O que é gestão de tarefas?

Gestão de tarefas consiste em uma série de atividades que organizam o funcionamento dos projetos dentro da empresa. Essas atividades incluem:

• Documentar tudo o que está sendo feito; 
• Indicar quem são os responsáveis por cada atividade; 
• Definir em quanto tempo tal projeto será executado e entregue; 
• Avaliar quais são os feedbacks para cada etapa do trabalho; 
• E claro, tudo isso alinhado a uma comunicação fluida e eficiente entre líder e equipe.    

Se há algum tipo de falha nesse processo, tudo começa a desandar. Os trabalhos não são entregues no prazo, a produtividade da equipe cai, falta motivação e os problemas se acumulam e viram uma “bola de neve”.

Mas será que existe uma solução prática para o gerenciamento de tarefas? 

Para uma gestão de qualidade, é preciso encontrar as melhores práticas e as mais modernas. E isso inclui a escolha de ferramentas úteis para administrar os trabalhos no dia a dia. 

Sua empresa está pronta para esse desafio? 

Como fazer uma gestão de tarefas eficiente?

Para organizar a comunicação e a colaboração de forma estruturada, o líder e a equipe precisam saber para que servem as ferramentas e quais serão utilizadas na gestão de tarefas.

Mapeie a estrutura de áreas e projetos da empresa, e então replique nas ferramentas. Algumas serão de uso de toda a empresa e outras serão específicas de cada área.

Mas cuidado: quanto maior o número de ferramentas, maior a complexidade que precisará ser gerenciada, além da curva de aprendizado.

Para muitas pessoas, aprender uma ferramenta nova é um trabalho a mais e pode afetar o engajamento. Procure avaliar e escolher o que é essencial para o trabalho da sua equipe.

Seguem abaixo algumas situações do dia a dia do trabalho remoto que pedem o uso de ferramentas:

Escritório digital

Serve como central única de comunicação entre toda a empresa, onde acontecem anúncios importantes, tomadas de decisões, apresentação de ideias, discussões de longo prazo; e conversas informais.

Importante: e-mails, Whatsapp e Telegram não são ferramentas adequadas para centralizar a comunicação interna de uma empresa, porque não priorizam a comunicação assíncrona.

Espaço de reuniões (videoconferências)

Nesse caso, a comunicação é síncrona e acontece em tempo real por meio de uma chamada de vídeo. 

As ferramentas de videoconferências são usadas para reuniões de alinhamento, feedbacks 1:1, planejamento colaborativo, rituais de cultura, sessões de cocriação e apresentações oficiais.

Documentos e arquivos compartilhados

Hoje existem diversas plataformas para trabalhar na nuvem e garantir que as pessoas tenham o que precisam para realizar as tarefas a qualquer momento, de qualquer lugar.

Documentação e processos

O playbook ou wiki - ou simplesmente um banco de informações - contém informações atemporais que precisam estar disponíveis a qualquer momento para a equipe.

Gestão de projetos

Existem várias ferramentas de gestão de projetos que dão visibilidade ao progresso do trabalho, conversas contextuais sobre tarefas ou projetos em um único local, apenas com as pessoas envolvidas.

Colaboração em tempo real

Ferramentas que auxiliam a colaboração por meio de quadros virtuais. São muito utilizados para workshops e dinâmicas em grupo.

Gerenciamento de senhas

Compartilhar senhas por mensagens ou e-mails pode ser uma brecha para vazamento de dados. Utilize ferramentas apropriadas para isso.

Ferramentas úteis na gestão de tarefas

Já está provado que as ferramentas chegaram para ficar e são essenciais para a organização, o alinhamento e o bom funcionamento do trabalho em equipe.

Porém, para essa situação, vale a máxima de que “menos é mais”.

Evite usar ferramentas demais na sua empresa. Isso confunde a equipe e pode prejudicar a produtividade. Ao escolher, questione a real necessidade de cada uma.

Se você está pensando em começar a implementar, confira agora a seleção que preparamos das ferramentas mais utilizadas para gestão de projetos no trabalho remoto e as principais vantagens de cada uma:

Google Drive

- Armazenar, compartilhar e colaborar em arquivos e pastas usando qualquer dispositivo (celular, tablet ou computador).

- Oferecer acesso seguro e criptografado aos arquivos (os conteúdos ficam protegidos).

- Arquivar os conteúdos na nuvem, facilitando o trabalho em equipe.

Trello

- Gerir projetos de maneira fácil e colaborativa. 

- Criar listas de tarefas, marcar pessoas da equipe nas atividades e inserir selos com os “status” referentes ao andamento de cada trabalho.

ClickUp

- Dividir o trabalho em subtarefas.

- Publicar comentários e atualizar status das atividades.

- Sincronizar os calendários de equipe, aplicativos de mensagens, armazenamento em nuvem para manter em um só lugar.

- Permite importar trabalhos de outras ferramentas.

Basecamp

- Dividir o trabalho em projetos separados, onde é possível encontrar todas as pessoas envolvidas nas atividades, além de arquivos, mensagens, tarefas e agendas.

- Comunicação via chat e tópicos.

Notion

- Organizar projetos (pessoais e profissionais) em pastas, listas, tópicos, anotações e formatos personalizados. 

- É possível localizar informações dos projetos a qualquer momento.

Asana

- Ordenar os trabalhos para que as equipes consigam visualizar quem são os responsáveis por cada atividade, como está o andamento dos trabalhos e como prosseguir no projeto.

Monday

- Centralizar processos, ferramentas e arquivos de trabalho.

- Conectar as equipes e manter um único canal de informações.

Microgerenciamento: o grande vilão da gestão de tarefas

Se você já trabalhou em um projeto que todas as tarefas foram definidas no primeiro dia e ao final tudo estava completamente diferente, sabe do que estamos falando.

Como o nome diz, microgerenciar significa ter uma visão “micro” do trabalho que será feito e não “macro” ou mais abrangente, como deveria ser.

A pergunta é: existe então uma alternativa para sair de um modelo e entrar em outro? 

A resposta é SIM.

Como se fazia gestão de projetos do jeito antigo:

• O gestor elaborava um mega planejamento e previa tudo que aquele projeto precisaria ter (escopo fechado). Ex: gráficos gigantes e engessados, em que não poderia fazer nenhuma mudança.

Problemas da gestão antiga: grandes chutes de tempo, alocação, duração das atividades e superfaturamento.

Como se faz do jeito novo:

• Metodologias ágeis: uma forma mais fluida e orgânica de gerenciar (escopo aberto), em que o mais importante é a execução e não a documentação dos projetos. 
• Uso da ferramenta KANBAN que mostra: o que tem que ser feito; o que está sendo feito; o que já foi concluído; e os responsáveis por cada tarefa.

Assim, a produtividade do time aumentará usando uma lógica ágil, que envolve:

• Parar de adivinhar o que pode acontecer no projeto;
• Reagir e ter agilidade para mudar o escopo;
• Ter flexibilidade para rever se aquele escopo ainda faz sentido;
• Parar de medir o tempo da tarefa e olhar o quanto ela está próxima de terminar.

E aí? Sua empresa está pronta para colocar a mão na massa e não apenas documentar o que está sendo feito? 

Avalie todos os pontos citados aqui no artigo e veja o que faz mais sentido para o seu momento atual.

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