Gestão de projetos: 10 passos para potencializar a sua gestão remota

A gestão de projetos é uma atividade desafiadora, mas essencial para que o trabalho remoto funcione.

A distância entre as pessoas pode ser um desafio para gestores de projeto. Como reação, recorrem às reuniões massivas, mensagens incessantes no Whatsapp e enviam e-mails inquietantes.

Nesse cenário, o time não sabe se fica ou se corre, enquanto a produtividade despenca, e o cansaço por excesso de comunicação e gerenciamento aumenta.

É por esses motivos que a gestão de projetos tem um papel fundamental e uma maneira própria de trabalhar, com olhar atento para estratégia, tática e fluxos de comunicação.

Continue a leitura e entenda como funciona a gestão de projetos no trabalho remoto.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos é a atividade de traçar a linha estratégica, tática e fluxos de comunicação da equipe.

É a área especializada em estruturar o processo de trabalho, com vistas para os recursos disponíveis, a natureza das atividades e trabalho final, os prazos necessários e funções envolvidas na conclusão do projeto.

A gestão de projetos não define como o trabalho vai ser feito, mas em qual direção ele caminhará.

Para que serve a gestão de projetos no trabalho remoto?

A gestão de projetos atua como uma bússola para direcionar as pessoas da equipe, organizar os fluxos de trabalho e garantir que as entregas sejam feitas dentro dos prazos estipulados.

A pessoa gestora de projeto no remoto deve:

• Motivar a equipe para manter a produtividade em alta;
• Tornar os processos mais enxutos para ganhar agilidade e eficiência;
• Estabelecer fluxos de trabalho que sejam coerentes com a equipe e os prazos dos projetos.

10 Passos para fazer gestão de projetos à distância

Para garantir uma gestão de projetos à distância com o olhar que o remoto precisa, elencamos dez passos que você precisa seguir:

1. Avalie resultados e não horas trabalhadas

A ideia de que a jornada de trabalho é o que conta é própria da cultura do presencial: a impressão equivocada de que o tempo gasto no escritório é o que importa.

Mas no trabalho remoto, os resultados importam mais do que horas. 

Se a equipe entregou as tarefas prioritárias e atingiu os resultados esperados, não importa se ela fez isso em 40 ou 30 horas.

A lógica é que cada pessoa passa a gerenciar o próprio tempo e se pautar pelas entregas, não pela quantidade de horas em frente ao computador.

2. Dê autonomia para a equipe

O trabalho remoto é sobre flexibilidade, uso inteligente do tempo e produtividade sem excessos. 

Para que a equipe viva isso, dar autonomia é fundamental. 

A gestão de projetos no remoto deve ser livre de microgerenciamento. Ela funciona com base na confiança, no comprometimento e autonomia da equipe.

Menos vigilância e mais confiança.

3. Crie rotinas de alinhamento

Ter autonomia não significa desorganização ou cada um ir para um lugar isolado. 

Para evitar a desorganização, é essencial criar rotinas de alinhamento com a equipe.

A gestão de projetos entra aí. É o gestor que define os objetivos, quais atividades priorizar, os prazos e equipes envolvidas.

4. Priorize a comunicação assíncrona

Preencher o tempo com mensagens no WhatsApp e “cutucões” virtuais frequentes é querer salgar a água do mar. O imediatismo, além de tomar o tempo da equipe, provoca desgaste.

A solução está na comunicação assíncrona através de ferramentas como Basecamp ou Notion - que oferecem uma estrutura de organização das atividades.

Com essa medida, a produtividade aumenta, já que as principais informações estão organizadas, logo as interrupções são menores.

5. Use reuniões apenas como último recurso

O lema é: reuniões para fazer o trabalho e não para falar do trabalho.

Como as equipes precisam e devem ter autonomia, utilize as reuniões como último recurso. 

Outros canais, como a ferramenta de comunicação assíncrona, muitas vezes solucionam praticamente todas as demandas e necessidades encontradas durante o trabalho.

6. Tenha processos claros

Os processos de trabalho precisam ficar claros na gestão de projetos. 

A falta de processos gera perda de tempo, falta de alinhamento e desorganização nas entregas. 

Aqui no Officeless, utilizamos o modelo framework. Ou seja, dividir o objetivo final em etapas e conquistas menores. 

Esse processo faz parte da nossa cultura, porque a sensação de progresso é maior, assim como a motivação da equipe. Fica a dica!

7. Implemente um escritório na nuvem

A gestão de projetos no trabalho remoto precisa imergir na cultura do remote first. Migrar para o remoto, mas manter as tomadas de decisões no presencial, não funciona.

Portanto, é essencial implementar um escritório na nuvem para que as pessoas possam acessar a qualquer momento, de qualquer lugar, todas as informações que precisam

8. Adote ferramentas que facilitam a rotina

A gestão de projetos se beneficia da comunicação assíncrona. 

Para isso, adotar ferramentas virtuais é fundamental para facilitar a rotina, para contribuir com a autonomia da equipe e permitir que cada um trabalhe com a flexibilidade que o remoto proporciona.

Existem diversas ferramentas que permitem um trabalho remoto mais fluido, como Basecamp, Google Drive, Notion e Trello, entre outras.

9. Saiba priorizar o que precisa ser realizado

A gestão de projetos no remoto também precisa saber reconhecer as tarefas prioritárias em função do objetivo desejado. 

Isso também significa entender que produtividade não é sobre carga horária, mas resultados alcançados. 

Nesse sentido, o gestor de projetos é um filtro que refina o trabalho da equipe, tornando-a mais produtiva e eficiente, sem sufocá-la.

10. Não se esqueça de definir objetivos de curto prazo

Fragmentar tarefas é uma estratégia eficiente e muito recomendada para gestão de projetos.

Se a equipe mentalizar apenas as metas do ano, tudo vai parecer muito distante, pesado e enorme.

Mas se o gestor destrinchar esse objetivo em degraus para a equipe subir pouco a pouco, semana a semana, mês a mês, o time viverá sempre a sensação de progresso. 

Ficará mais motivado e sofrerá menos com ansiedade e desgastes.

Considere, portanto, implementar esse sistema de framework durante a gestão de projetos em sua equipe. 

Para auxiliar nesse processo, acesse nosso site o ebook gratuito “Liderando equipes a distância", um guia prático para liderar equipes remotas. Entre aqui para baixar o material.

‍