Formas de comunicação no trabalho remoto: quais são as melhores e quando usar cada uma?

Quer descobrir quais são as principais formas de comunicação no trabalho remoto e quando usar cada uma na sua equipe remota?

O primeiro passo para estruturar a comunicação no trabalho remoto é trazer o escritório para a nuvem. 

Para isso, é fundamental conhecer e utilizar ferramentas de gestão e centralizar a comunicação nela, seja qual for o modelo utilizado.

No entanto, no trabalho remoto existem formas de comunicação que se adaptam melhor e garantem o bem-estar das pessoas e o desenvolvimento do trabalho.

Nesse artigo, falamos sobre algumas dessas formas, quais as mais indicadas para o trabalho remoto e quais ferramentas podem ajudar a implementá-las, confira agora.

6 Formas de comunicação no trabalho remoto e quando utilizar cada uma

Confira a seguir as 6 principais formas de comunicação no trabalho remoto:

1. Reuniões

Reuniões são um pouco polêmicas. De um modo geral, isso acontece porque elas não são precedidas por uma pauta objetiva e clara.

Embora sejam um recurso importante de comunicação, elas devem ser um último recurso, adequado para tomada de decisões.

Aqui no Officeless, nós dizemos que as reuniões devem ser para fazer o trabalho, não para falar dele.

2. Chats

Atualmente, os chats são uma forma de comunicação por texto, áudio e vídeo. 

O chat é bastante útil para o envio de mensagens e comunicados rápidos, mas justamente por isso é perigoso.

Ele pode ser confundido com o Whatsapp e acabar gerando imediatismo e ansiedade no time, além de confundir o espaço pessoal com o espaço profissional.

Por isso, os chats devem ser utilizados em 3 situações:

• resolver uma urgência
• compartilhar algo divertido
• ter uma conversa imediata

3. Mensagens por tópicos

As mensagens por tópicos são excelentes para organizar, criar e nutrir espaços específicos de conversa.

Elas podem ser usadas para conectar com o time, a partir de temas da rotina, como livros, música, pets. 

Também podem ajudar na decisão de algum evento da empresa, com um tópico que envolva uma enquete, por exemplo. Ou até mesmo dentro de um projeto, a partir da criação de tópicos voltados para as diversas áreas envolvidas.

4. Plataformas exclusivas para comunicação de equipes

Para nos comunicarmos no Officeless, utilizamos o Basecamp. Nele é possível centralizar toda a comunicação do escritório e organizá-la e separá-la por salas e tópicos.

Mas existem outras ferramentas de comunicação assíncrona que valem o teste por aí, como o Microsoft Teams e o Discord.

5. Textos

Para nós do Officeless, todas as mensagens são enviadas preferencialmente em texto, pois a mensagem em texto permite:

• edição, caso seja necessário no futuro
• busca, se uma informação for de uma data distante
• acesso fácil, já que ela vai estar sempre ali no histórico de mensagens

6. Áudios

Embora os áudios sejam práticos para quem está enviando, eles não oferecem os recursos que a mensagem de texto traz.

O áudio, por exemplo, pode faltar com a clareza. Por vezes, para não deixá-lo longo, as pessoas tentam falar o mais rápido possível, o que pode gerar confusão.

Além disso, não é possível buscar informações nos áudios. Isso gera uma perda de dados no futuro, que pode criar interrupções no time ou falta de alinhamento.

Por isso, aqui no Officeless deixamos o áudio fora do jogo.

Qual é a melhor forma de comunicação no trabalho?

A melhor forma de comunicação no trabalho é, sem dúvida, a comunicação assíncrona por texto.

Ela permite que todas as pessoas acessem as informações desejadas a qualquer momento e, especialmente, dentro do seu planejamento.

Ela também permite:

• a edição, caso algum dado precise ser alterado
• a busca no histórico de mensagens
• a disponibilidade, já que não corre o risco de ser apagada, como acontece com fotos e áudios

Ferramentas para a comunicação assíncrona no trabalho remoto

Para garantir uma comunicação assíncrona eficiente, clara e objetiva, é preciso primeiro criar um escritório na nuvem e, em seguida, centralizar a comunicação em uma ferramenta.

Elencamos abaixo as principais ferramentas para estruturar a comunicação assíncrona, confira.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta de comunicação excelente para implementar o modelo de comunicação assíncrona de maneira estruturada e organizada. 

Ele permite agendar reuniões, gerir processos de trabalho (to dos), criar conversas em grupo, enviar e disponibilizar diversas extensões de documentos em texto, vídeo, áudio e imagem.

Discord

O Discord é um modelo semelhante ao Slack, que reúne a funcionalidade de fórum. 

Além de gratuito, ele é mais interativo do que outras ferramentas utilizadas para reuniões de vídeo ou apenas áudio.

O Discord permite realizar reuniões online, mensagens por salas temáticas, conversa em tópicos, compartilhamento de tela e a criação de espaços privados e públicos.

Slack

O Slack é uma ferramenta de comunicação que funciona como uma plataforma de host de canais de mensagem e comunicação direta no 1 a 1, possibilitando a conversa síncrona e assíncrona.

No Slack, além do canal, é possível criar aquela conversa em tópicos. O canal é o escritório, as # (hashtags) podem ser os times, os assuntos, squads e temas.

O Slack é uma boa ferramenta, mas com o tempo nós percebemos que as pessoas estavam ficando muito ligadas nas mensagens e que isso acaba prejudicando a produtividade dos times. Por isso, vale ter cuidado com o imediatismo que a ferramenta pode causar.

Microsoft Teams

Embora o Teams permita o uso assíncrono de mensagens, criação de grupos e salas, ele ficou famoso pelos recursos de conferência online.

É uma excelente opção para a comunicação entre a equipe remota e para a criação de um escritório na nuvem que possibilita a colaboração a distância. 

E o WhatsApp?

Nós sabemos: sempre tem aquela pessoa que envia uma mensagem no Whatsapp, principalmente fora do horário da nossa agenda.

É por isso que não aconselhamos a utilização do Whatsapp para trabalho. Ele é um espaço pessoal e funciona como chat, o que gera imediatismos, ansiedade e interrupções prejudiciais para o foco e produtividade das pessoas.

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