Comunicação assíncrona e síncrona: entenda as diferenças e qual delas adotar no trabalho remoto

Comunicação assíncrona e síncrona: você sabe qual é o melhor formato para equipes remotas?

Enquanto a comunicação 100% síncrona tende a gerar imediatismo e interrupções, a comunicação assíncrona respeita o tempo de cada pessoa e gera organização e produtividade. 

Além disso, cada uma tem sua finalidade própria, e saber quando usar os diferentes formatos é importante para não travar os processos da equipe.

Quer entender tudo sobre comunicação assíncrona e síncrona? Continue aqui que a gente explica tudo pra você. 

O que são a comunicação assíncrona e síncrona

A comunicação assíncrona é aquela que não é simultânea. Ela permite que duas ou mais pessoas conversem em momentos distintos, cada uma dentro do seu próprio tempo.

Sua função é deixar mensagens e comunicados disponíveis, atualizados e contextualizados de maneira clara, sem esperar que o time interrompa seu processo e planejamento de trabalho.

Já a comunicação síncrona é aquela que acontece em tempo real, seja uma reunião online ou uma ligação de telefone e outras formas de interações mais instantâneas. 

Mas, atenção: aquele áudio pipocando no WhatsApp, reuniões feitas por qualquer motivo, entre outras interações, não fazem parte da cultura remote first. 

Você pode ter momentos síncronos em fóruns de discussão dentro do escritório virtual, como diálogos em chats, por exemplo. 

Ou seja, a comunicação síncrona acontece em tempo real, mas não deve ser intrusiva e imediatista.

Comunicação assíncrona x síncrona: principais diferenças

A comunicação síncrona feita por reuniões e conversa direta tem sua importância. Alguns alinhamentos e decisões devem ser feitos em tempo real.

Porém, as reuniões devem ser para fazer o trabalho e não para falar dele. Esse é um dos nossos mantras aqui no Officeless.

Quando isso não acontece, as reuniões tendem a gerar imediatismo, ocupar um espaço que poderia ser destinado para a produtividade, cansar e frustrar as pessoas.

A comunicação assíncrona, por sua vez, permite que o time permaneça dentro do planejado e responda às demandas externas ou extraordinárias dentro do tempo exclusivo para isso, sem ter suas atividades interrompidas por “cutucões virtuais”. 

Comunicação assíncrona

Cada tipo de comunicação tem sua função, com suas vantagens e desvantagens. 

A comunicação assíncrona permite que o trabalho remoto funcione de maneira mais fluida.

As vantagens da comunicação assíncrona são:

• Menos interrupções
• Mais foco nas tarefas prioritárias
• Respostas mais estruturadas e claras
• Comunicação autoexplicativa
• Trabalho proativo
• Melhor gestão do conhecimento
• Maior senso de responsabilidade da equipe
• Rotinas de trabalho flexíveis
• Autonomia do time

Mas um dos riscos da comunicação assíncrona é a falta de clareza. Por isso, ela deve ser sempre atualizada, contextualizada e disponível.

Comunicação síncrona

Já a comunicação síncrona cabe muito pouco quando o assunto é trabalho remoto devido ao seu alto índice de interrupção. 

As desvantagens da comunicação 100% síncrona para o trabalho remoto são:

• Interrupções constantes
• Baixo foco e produtividade
• Pressão para responder imediatamente 
• Trabalho em tempo real
• Respostas superficiais
• Pouca flexibilidade de rotinas
• Excesso de reuniões
• Só se resolve a curto prazo
• Autonomia reduzida

Isso não quer dizer que a comunicação síncrona, feita por reuniões, deve ser sempre inexistente no trabalho remoto.

Muito pelo contrário, ela pode existir, sim. Mas apenas em casos de extrema necessidade e, como entendemos aqui no Officeless, apenas para fazer o trabalho e não para falar dele.

Qual tipo de comunicação utilizar no trabalho remoto?

O tipo de comunicação ideal para o trabalho remoto é a comunicação assíncrona.

Ela permite que cada pessoa trace uma rotina flexível de acordo com seu próprio planejamento.

Além disso, garante autonomia e maior desenvolvimento da bagagem de conhecimento, já que o time fica aberto para testar e trilhar caminhos possíveis dentro do alinhamento estabelecido pelas lideranças.

Adotar a comunicação assíncrona é uma das práticas mais importantes recomendadas para o trabalho remoto. Mas é possível ir além dela.

No nosso Guia: Remotos para o Bem, você pode acessar um material completo com orientações para gerenciar equipes distribuídas. Aperte aqui e acesse gratuitamente.

5 Passos para implementar a comunicação assíncrona na empresa

Ao adotar o trabalho remoto, é fundamental implementar e estruturar a comunicação assíncrona. 

Para isso, existem alguns passos básicos que envolvem ferramentas, aprendizado e cultura da empresa e do time.

Listamos os 5 passos principais para você iniciar essa migração dos canais de comunicação da sua empresa para o modelo assíncrono e remoto. Confira. 

1. Utilize as ferramentas certas (adeus WhatsApp)

Existem diversas ferramentas feitas especialmente para automatização da gestão de projetos que contam com canais assíncronos de comunicação. As mais conhecidas são:

• Trello
• Slack
• Basecamp
• Flow
• Discord

Os chats, como o Whatsapp, são uma armadilha. Em geral, eles geram imediatismo e ansiedade na equipe. 

Vale lembrar que os  chats são uma ferramenta de comunicação em tempo real, embora não pareçam. Por isso, é bom evitar.

2. Se comunique por meio de textos claros e explicativos

A comunicação assíncrona exige clareza nos textos. É importante sempre considerar que o óbvio precisa ser dito. 

Forneça todos os dados necessários na mensagem, da maneira mais breve e direta. A mensagem deve ser objetiva ao ponto de necessitar apenas de um “ok” como resposta.

Também quebre parágrafos longos em frases curtas para facilitar a leitura e elimine os excessos do texto. 

3. Faça uma chamada para ação na sua mensagem

Após esclarecer o que, como e onde uma ação deve ser feita, juntamente com os dados necessários, deixe uma chamada para ação. Assim, a outra pessoa entenderá o que deve fazer em seguida.

4. Alinhe expectativas de disponibilidade

Um dos objetivos da comunicação assíncrona é conferir flexibilidade ao time.

Para isso acontecer sem conflito, é importante todas as pessoas informarem entre si quais os períodos de disponibilidade para envio e respostas de mensagens.

Melhor ainda se o time troca entre os membros as rotinas de cada um, com os blocos de horas separados por produção, descanso e lazer, respostas e relatórios..

Isso evita o imediatismo, a ansiedade e o desgaste do time, ao mesmo tempo em que promove a confiança, compromisso e alinhamento.

5. Entenda que estar online não significa estar disponível

Estar online não é estar disponível. 

Confundir as duas coisas gera desgaste, baixa produtividade, imediatismo e interrupções contínuas.

Lembre-se que o trabalho remoto funciona bem apenas com a comunicação assíncrona e que ela exige confiança e autonomia do time. 

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