Comunicação assíncrona: como aumentar o foco da equipe e reduzir o estresse no trabalho remoto

Você sabia que a comunicação assíncrona é uma das estratégias mais poderosas para aumentar a produtividade das equipes remotas?

Se você ainda não adota esse tipo de comunicação, é hora de implementar na sua empresa.

Afinal, o trabalho remoto chegou para ficar.

Por isso, é necessário encontrar formas de otimizar as dinâmicas entre a equipe.

Neste artigo, vamos apresentar o modelo de comunicação assíncrona: uma ótima opção para uma equipe mais colaborativa e vai moldar o mercado de trabalho nos próximos anos. Acompanhe a leitura.

O que é comunicação assíncrona

Comunicação assíncrona ou não-simultânea é o formato de colaboração e comunicação que respeita o tempo, a organização, o foco e o espaço emocional das pessoas. 

Ela é essencial para que o trabalho remoto funcione.

Mas o que isso quer dizer na prática?

Quando se fala em comunicação assíncrona, é preciso entender que as pessoas possuem a sua própria organização de demandas e que não dá para querer “furar fila”. 

Não espere mandar uma mensagem e receber a resposta imediatamente. 

Nem sempre as pessoas da equipe estarão disponíveis no momento em que você precisa, e os motivos são diversos: fuso horário diferente, trabalho em outro turno que não o seu (manhã ou noite, por exemplo) ou foco em determinada tarefa, não podendo “se desligar” naquela hora, por exemplo. 

E se eu precisar de uma informação com urgência? Pense bem. Será que você não pode esperar a pessoa terminar a tarefa e te responder daqui a alguns minutos ou poucas horas? 

Se a mesma situação acontecesse com você em um momento de foco total? Não seria mais complicado e estressante retomar a atenção para a atividade depois?

Comece a criar a cultura do “espere a sua vez” dentro da empresa e com a sua equipe. 

O trabalho remoto pede: 

Precisamos nos livrar dos cutucões virtuais e do “é para ontem” e adotar políticas mais efetivas (e menos danosas) de comunicação. 

Vantagens da comunicação assíncrona

Nos tópicos a seguir, descubra as principais vantagens que a comunicação assíncrona pode proporcionar para a sua empresa:

1. Rotina mais flexível e produtiva

A comunicação assíncrona permite trabalhar no horário e período em que você se sente mais produtivo (manhã, tarde, noite, madrugada), com responsabilidade, fazendo intervalos de acordo com as suas necessidades.

2. Mais tempo de foco com menos interrupções

Como as demandas se encontram em aplicativos de tarefas e a comunicação é feita por ferramentas específicas para comunicação assíncrona, você pode responder às solicitações em um tempo determinado, sem prejudicar seu momento de foco total e produtividade.

3. Distribuição completa e estruturada das atividades

Por acontecer de maneira não-simultânea, a comunicação assíncrona pede um detalhamento maior das atividades que serão feitas pela equipe. 

Qual é o projeto? Como as funções serão distribuídas? Quais serão os responsáveis por cada uma delas? 

A estruturação mais completa, detalhada e didática das atividades de cada um é, sem dúvida, uma grande vantagem desse tipo de colaboração e facilita o trabalho de toda a equipe que atua remotamente.  

4. Troca de ideias sem “cutucões virtuais”

O ambiente digital favorece a troca de referências e ideias entre a equipe de maneira mais efetiva e com menos interrupções desnecessárias ao longo do dia. 

Uma pessoa pode ver algo interessante sobre determinado projeto e compartilhar com os colegas através de vídeo, chat, emojis ou gifs, evitando os famosos “cutucões virtuais” e demais incômodos.     

5. Maior atenção e senso de responsabilidade

Ao adotar o regime de trabalho remoto, a empresa demanda um nível de responsabilidade e atenção maior da equipe em relação aos prazos e entregas. 

Mas isso está longe de ser um ponto negativo. Muito pelo contrário. 

Esse regime de colaboração mais direta contribui, inclusive, para o próprio aprendizado e evolução de cada profissional. 

Princípios da comunicação assíncrona

Para uma comunicação assíncrona eficiente dentro da empresa, é essencial adotar boas práticas no dia a dia da equipe. 

Todas as informações de determinado projeto devem estar sempre disponíveis para a equipe a qualquer momento.

Muitas vezes, você precisará de uma informação que outra pessoa possui - um arquivo para fazer seu trabalho ou saber como uma decisão foi tomada. 

Você concorda que ambos já poderiam ter sido disponibilizados, sem que a pessoa precisasse estar disponível naquela hora? 

Para essa colaboração tão necessária funcionar, é preciso seguir três princípios básicos.

Toda comunicação deve estar:

1. Atualizada

A comunicação deve refletir tudo o que está acontecendo naquele momento dentro do projeto (o que foi feito, o que está em andamento, o que ainda precisa ser feito).

2. Contextualizada

A contextualização é primordial para que a comunicação possa ser compreendida por qualquer pessoa que esteja entrando em contato com aquela atividade pela primeira vez.

3. Disponível

A comunicação precisa estar em algum local onde todos os envolvidos tenham acesso a qualquer momento.

Por onde ocorre a comunicação assíncrona?

Agora que você conhece os princípios, saiba em quais ferramentas é possível implementar uma comunicação assíncrona:

Ferramentas de comunicação assíncrona

As ferramentas de comunicação assíncrona são a melhor opção de uso da equipe.

Essas plataformas foram feitas para tratar de projetos e manter a equipe alinhada, portanto já possuem funcionalidades que facilitam a rotina da equipe remota. 

Algumas opções bastante utilizadas no mercado são:

• Basecamp
• Slack
• Discord
• Trello
• Asana

Mas você pode escolher a ferramenta mais amigável e que apresente as funcionalidades que você precisa. 

E o WhatsApp?

Acredite: o WhatsApp é um dos principais vilões da comunicação assíncrona nas equipes.

A própria ferramenta gera senso de urgência e nos deixa angustiados para responder imediatamente. 

Além disso, mensagens importantes de trabalho podem passar despercebidas no decorrer do dia, já que o WhatsApp mistura mensagens pessoais e profissionais.

Comunicação assíncrona x síncrona

A comunicação em uma equipe distribuída pode acontecer de duas maneiras:

Comunicação assíncrona

Como você agora já sabe,  é o tipo de comunicação que preza pelo respeito ao tempo, pela organização, foco e espaço emocional dos integrantes de uma equipe.

É o tipo de comunicação mais adequada para equipes remotas, porque evita distrações e ajuda a manter a produtividade em alta. 

Comunicação síncrona

Ao contrário da assíncrona, a comunicação síncrona requer colaboração em tempo real.

Nesse modelo, as emergências de trabalho são resolvidas mais rapidamente.

No entanto, a desvantagem é que o grande fluxo de mensagens tira o foco da equipe, prejudicando a produtividade. 

Como colocar em prática a comunicação assíncrona na equipe remota

Curtiu a comunicação assíncrona? Descubra 6 passos importantes para colocar em prática na sua empresa:

1. Não faça do trabalho à distância um regime de plantão

A mentalidade é o primeiro passo para implementar a comunicação assíncrona com sucesso.

Entenda: as pessoas têm rotinas diferentes e nem sempre estão disponíveis no mesmo tempo que você.

Não transforme as comunicações da equipe em um regime de plantão. 

2. Alinhe as expectativas de disponibilidade

Descubra em quais períodos as pessoas da sua equipe estarão disponíveis. 

Será das 8h às 18h? Das 9h às 17h? Em qual fuso horário?

Defina o Home Timezone (fuso horário padrão) da sua equipe, que pode ser baseado no horário: 

• do seu cliente;
• Da sede da empresa (que pode ser fora do Brasil);
• Da maioria das pessoas da sua equipe (ex: horário de Brasília).  

Também não se esqueça de definir quais são os horários em que você normalmente estará online. 

Esse alinhamento permite que as pessoas saibam quando esperar uma resposta imediata ou não e gera mais autonomia ao processo. 

3.   Adote reuniões como último recurso 

Sabe aquela reunião que poderia ter sido um e-mail?

Ela só serve para tomar tempo da equipe com assuntos que poderiam ser resolvidos facilmente com a comunicação assíncrona.

A dica é  pensar em reuniões como momentos para avançar no trabalho juntos e não só para falar sobre demandas pontuais. 

4. Use as ferramentas adequadas

Nada de WhatsApp, combinado?

Para cada situação de trabalho, especialmente no remoto, há sempre ferramentas adequadas para cada função, como você já viu anteriormente.

5. Eduque a equipe a respeito da comunicação por escrito

A escrita é um ponto-chave da comunicação assíncrona. 

Por isso, é essencial prezar pela clareza e objetividade ao escrever mensagens para colegas e colaboradores.

Escreva em uma única mensagem tudo que você precisa dizer, com o máximo de detalhamento possível para que a outra pessoa não tenha que devolver com uma pergunta.

Outra prática importante é economizar o tempo das pessoas.

Resuma um grande texto em pequenos tópicos que sejam fáceis de ler, de modo que a pessoa já consiga visualizar o que está sendo falado naquele texto.

6. Não trabalhe remotamente por áudio

Nas mensagens por áudio, o envio de informação só serve naquele momento.  É difícil resgatar conversas antigas, e isso acaba com a produtividade da equipe.

E aí, gostou das estratégias de comunicação?

Entendemos que esse processo é diferente do regime 100% presencial e, por isso, demanda um tempo maior para “dar certo”. 

Mas se começarmos a mudar a cultura da nossa empresa a partir de hoje, criando novos hábitos e disciplinas, os benefícios serão transformadores no longo prazo. 

Que tal sermos o exemplo para o mercado de trabalho do futuro?

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