Como organizar um retiro empresarial para uma equipe remota?

Como organizar um retiro empresarial se a sua equipe é remota? É possível?

Aqui no Officeless, nós temos um retiro presencial duas vezes ao ano, o Team Retreats.

O objetivo é um só: gerar conexão e proximidade entre o time.

O Team Retreats é um período de 5 dias sem o trabalho estar na pauta, apenas o conhecimento e a troca entre as pessoas. 

E sabe de uma coisa? Esse evento ajudou muito a moldar a nossa cultura Officeless. Você também pode usar os retiros empresariais para fortalecer a sua equipe distribuída e gerar mais conexão entre as pessoas.

Listei aqui estratégias importantes para organizar um encontro empresarial para equipes remotas. Continua aqui!

Por que organizar um retiro empresarial se o trabalho é remoto?

O retiro empresarial é um momento de fortalecimento e nutrição da cultura da empresa e das pessoas que a formam. 

Durante o período de convívio presencial entre as pessoas, o sentimento de pertencimento é promovido e revigorado.

Aqui no Officeless, nós fazemos retiro presencial da empresa porque queremos acelerar a conexão e conhecer as pessoas.

A gente sabe que, entre as lideranças, é comum existir a preocupação com a conexão entre os times e a dúvida se o presencial é melhor ou pior do que o retiro virtual. 

A questão, na verdade, é que são duas coisas diferentes. A proposta do virtual é diferente da presencial, mas isso não deixa de estimular a conexão.

É por isso que eu acredito que o retiro presencial precisa ser encarado como um grande ritual de conexão da empresa. 

O papel da liderança nesse processo é essencial. A pessoa gestora precisa deixar claro que o evento está sendo preparado com muito carinho e dedicação.

Sobretudo deixar claro a intencionalidade de tudo que vai acontecer, porque estar presente fisicamente com intencionalidade é transformador.

Passo a passo para organizar um retiro empresarial presencial

Organizar um evento não é fácil, mas é possível se você tiver planejamento.

Por isso, listei 8 passos importantes a serem seguidos na hora de organizar um retiro empresarial. Confira.

1. Faça um checklist de organização

Como Head de Pessoas e Cultura, sou responsável pela organização do retiro empresarial aqui do Officeless. 

Na minha experiência, aprendi que a gente tem que se organizar inclusive para o futuro, com uma checklist definida pensando nos próximos eventos.

Demonstrar a intenção de que o retiro empresarial é constante e que esse costume da empresa fortalece o sentimento de que aquele momento é único, importante e rico. 

Dentre os itens que todo Team Retreats do Officeless deve ter, estão esses:

• definir data, local e cronograma do evento
• contratar chef / alimentação
• comprar passagens aéreas
• desenvolver termo de responsabilidade
• habilitar viagens a trabalho no Uber / alugar van / pegar o pessoal no aeroporto
• elaborar atividades e práticas para cada dia
• criar playlists no Spotify (para deixar a galera no clima)
• desenvolver checklist para malas, pensando na localização do retiro
• organizar mimos

2. Defina datas e frequência dos retiros

Aqui no Officeless, temos dois retiros presenciais por ano. Portanto, um detalhe importante é a data de quando ele vai ocorrer. 

As pessoas precisam se preparar com antecedência. Por isso, deixamos definido também a frequência. 

Afinal, o retiro empresarial deve ser algo que as pessoas esperam.

Aconselho checar o cronograma, calendário da empresa e conversar com as lideranças para definir quando vai acontecer o retiro.

E mais importante do que a data, é a frequência. Ela dá essa noção de continuidade. Não exclua a frequência, porque é isso que dá muito valor para o nosso time. 

Aqui no Officeless, por exemplo, todo mundo sabe que o Team Retreats acontece 2 vezes por ano, em locais/ regiões diferentes, o que deixa todo mundo animado para saber qual será o próximo destino.

3. Escolha a localização e acomodação

O local do encontro e onde as pessoas vão ficar hospedadas é essencial desde o primeiro momento e precisa estar integrada com a proposta do evento. 

As pessoas precisam saber onde será o evento, o endereço da locação e como chegar até lá. Existe toda uma preparação: definir data, horário do voo e do check-in e transporte entre aeroporto e hospedagem. Tudo isso conta. 

Se não puder ser na segunda, já traz a galera no domingo à noite. Isso ajuda muito a galera chegar mais tranquila. A gente se preocupa muito em construir o emocional.

4. Defina como será a logística 

Um dos principais elementos é definir a logística durante os dias de retiro. 

Como as pessoas irão até o local do retiro, de que forma chegarão até a hospedagem, como se alimentarão e qual será o cardápio e atividades que terão durante o retiro.

A logística envolve até mesmo termos de responsabilidade para que as pessoas demonstrem estar cientes, por exemplo, de que haverá uma atividade no mar. Ou se todos estão vacinados contra a COVID-19, como foi no Team Retreats Officeless em maio de 2022.

5. Defina o tema do retiro

O retiro não pode ser um evento sem personalidade. Ele precisa ter uma cara, uma vibe e uma atmosfera única.

Quer ver um exemplo?

No Team Retreats de maio de 2022, nosso tema era Ilhados, já que estávamos em Florianópolis, Santa Catarina, e as atividades estavam muito ligadas ao mar e litoral.

E para construir esse e outros eventos, também apostamos muito na identidade visual personalizada para cada edição. Ela é um exercício de sair do automático e mostrar para o time que o momento é importante.

6. Elabore um cronograma de atividades

Outro passo importante é diversificar o cronograma de atividades que o time vai cumprir durante o evento.

Não precisam ser atividades mirabolantes. O simples funciona.

No último Team Retreats Officeless, todos os dias pela manhã o time realizou uma atividade física diferente. No primeiro dia, foi yoga; no segundo, canoagem havaiana; no terceiro, surf de peito, entre outras atividades.

7. Avalie o que faz sentido para o seu time

Não adianta planejar um super evento se ele for deslocado daquilo que importa para o time. 

Se pergunte o tempo todo sobre o que faz sentido para esse momento. Não existe certo ou errado, o essencial é refletir e perceber quais atividades são interessantes para o perfil do grupo e da empresa. 

Não vale programar uma atividade de jogos se o time não gosta de jogar. Não faz sentido nenhum e pode até gerar incômodo e desconexão entre as pessoas.

8. Planeje a comunicação do retiro

A comunicação do retiro deve ser clara, direta e disponível para todas as pessoas.

O planejamento de comunicação é trabalho da organização. É preciso escrever os textos, enviar para as pessoas, ficar disponível para responder as dúvidas.

No Officeless, nós usamos o Basecamp para nos comunicar, inclusive para falar sobre o Team Retreats. 

A parte mais importante é ter um canal único para falar apenas do retiro. Nada de misturar a comunicação do retiro com o dia a dia da empresa.

É preciso criar um espaço onde as pessoas saibam que encontrarão todas as informações necessárias.

Como funciona o Team Retreats do Officeless

O Team Retreats Officeless tem sido um momento memorável para todas as pessoas, e a cada encontro que temos, novas experiências e memórias coletivas são geradas.

Por isso, vou compartilhar com você como nós organizamos o nosso retiro empresarial.

Como falei, o Team Retreats Officeless acontece duas vezes por ano e dura cinco dias. Para cada dia, temos atividades planejadas com muito carinho e sempre com o objetivo de enriquecer a experiência das pessoas.

Cada evento é diferente, mas a seguir você confere como foi a programação do nosso último Team Retreats.  

Primeiro dia

No primeiro dia, acontece basicamente a viagem e a chegada. Nele temos o check-in, as boas-vindas, os mimos para a equipe e a jantinha.

No Check-in, a gente sempre pergunta como as pessoas estão chegando e o que elas esperam da semana. Esse momento é muito rico para fazer o alinhamento do grupo.

Segundo dia

Uma atividade física (yoga) logo pela manhã antes do café. O restante da manhã fica livre para o pessoal aproveitar como quiser e curtir. Após o almoço, preparamos um evento estratégico e, no fim do dia, uma jantinha novamente.

Terceiro dia

Uma atividade física diferente (canoa havaiana) antes do café da manhã e depois do almoço uma conversa sobre a marca do Officeless e, de novo, jantinha.

Quarto dia

Outra atividade física (surf de peito), café da manhã, após o almoço, let’s meet (evento de conexão do Officeless) e, nesse dia, tivemos o Officeless Masterchef, seguido de happy hour (inclusive com as famílias, para quem tiver e quiser levar). 

Quinto dia

Café da manhã caprichado, encerramento e, por fim, check-out.

No momento de check-out, nós conversamos com cada pessoa para saber como ela está saindo e o que ela leva com ela após o retiro. Esse momento é muito emocionante.

Mimos para curtir o retiro

O que não pode faltar também são os mimos.

Em geral, nós enviamos uma caixa grande com várias outras menores dentro e quando estamos fazendo os eventos da semana, a gente autoriza as pessoas a abrirem as caixas. 

Para o último evento, pensamos no kit de mimos em três fases: 

• Primeira frase (pré-evento): com um convite, mensagem, adesivo e toda a identidade do evento. 
• Segunda fase: as pessoas recebem um kit boas-vindas, com os itens necessários para as atividades e para curtir o espaço, como canga, bolsa de praia, chinelo, tudo dentro do tema do evento. 
• Terceira fase: um kit de despedida para o fechamento do evento.

Sugestão final

Uma última sugestão é a ferramenta Toolbox do Hyper Island.

É uma caixa de ferramentas onde nós conseguimos planejar as atividades de acordo com a duração, o número de participantes e objetivo, se é para deixar as pessoas mais animadas, introspectivas, atentas.

Nessa plataforma é possível definir o tipo de atividade de acordo com os seus objetivos. 

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Texto por Angela Mansim.