Como fazer reunião online produtiva com a equipe remota?

Como fazer reunião online produtiva com a equipe remota?

O que fazer para evitar encontros que tiram o tempo da equipe, acabam com o foco e mais atrapalham do que ajudam?

Esse é um desafio clássico de lideranças e equipes desde que o trabalho remoto começou da noite para o dia. 

Mas algumas boas práticas facilitam esse processo e evitam reuniões desnecessárias que poderiam ter sido um um post na ferramenta de comunicação do time.

Por isso, neste guia você vai encontrar:

• Como fazer uma reunião produtiva
• Como dar significado aos encontros
• Os principais erros das reuniões online
• Dicas das melhores ferramentas para uma reunião online

Continue a leitura e entenda! 

Como fazer reunião online produtiva?

Vamos fragmentar a organização da reunião nas suas várias etapas: antes, durante e depois. Confira:

Antes da reunião acontecer

Antes de marcar mais um compromisso em um dos poucos espaços na agenda de alguém, responda:

• Para que a reunião? 
• Qual resultado queremos ao final?

O ponto chave é avaliar se a reunião é realmente necessária. Identifique os pontos que você tem em mente e analise se é possível resolver as pendências através da plataforma de comunicação da equipe.

Reuniões desnecessárias são aquelas que poderiam ser um texto bem organizado e detalhado enviado através da comunicação assíncrona, o que poupa tempo da equipe e favorece a produtividade.

Caso a reunião seja realmente necessária, alinhe consigo mesmo quais as demandas e informações que você quer passar adiante. 

Será uma apresentação do que foi feito na semana anterior, próximos passos, feedbacks?

As pessoas precisam de alguma informação prévia? Prepare um material que ajude no que você deseja comunicar e, se necessário, adiante o assunto.

Pense nas ferramentas que você vai utilizar, dia e hora da reunião. Quem vai conduzir essa conversa? Como eu vou enviar o link?

Tendo esses cuidados antes de marcar uma reunião, ela terá mais chances de tomar um rumo mais assertivo.

Começo da reunião

A primeira indicação é de que você grave a reunião. Essa prática, apesar de simples, traz uma garantia para o caso de ser necessário assistir a reunião novamente no futuro - seja para resgatar informações, seja para atualização de pessoas que não estiveram presentes no momento da call. 

No começo da reunião, também é importante quebrar o gelo. Você não precisa começar a chamada já falando sobre trabalho.

As pessoas têm necessidade de socializar, e o começo de uma reunião é um bom momento para isso. 

Faz toda diferença estar em um ambiente onde as pessoas se importam umas com as outras e trocam ideias. Isso ajuda muito na conexão de um time remoto.

Depois, alinhe questões como: 

• qual o objetivo do encontro;
• que horas acaba;
• vamos precisar fazer intervalo?;
• como irá funcionar;
• como a fala vai ser distribuída. 

Se a sua reunião precisa ter o tempo controlado, aqui vai uma dica: utilize o Cuckoo. Uma ferramenta que irá ajudar você e o seu time a otimizar o bate-papo.

Durante a reunião

Agora sim, começou de vez a reunião. A primeira dica é garantir a mesma experiência para todos. 

Reunir colegas que estão em ambiente presencial para assistir à reunião em um único computador não é uma boa atitude. 

É menos espaço de tela para prestar atenção no conteúdo, sem contar que podem ocorrer falhas na comunicação, já que as pessoas que estão juntas e distantes fisicamente têm diferentes possibilidades de fala e participação.

Na prática, isso também gera menos inclusão com as pessoas que não estão no ambiente presencial.

Caso seja necessário, um bom recurso é organizar o tempo de cada etapa da reunião e passar a palavra para os presentes. O bom senso é essencial nesse caso.

Abra espaço para uma rodada de feedback, mas tome cuidado para que a sua equipe não fale demais. 

Tente conduzir baseado em duas questões: é interesse geral ou técnico? É uma questão que irá fazer diferença para todos ou é algo que pode ser tratado de maneira separada?

Fique de olho em possíveis vozes dominantes - pessoas que tomam o lugar de fala de outras. Caso identifique esse comportamento, sinalize e passe a palavra para quem não falou.

É hora de dar tchau

Nunca finalize uma reunião sem definir os próximos passos.

Primeiro, foque na ação. Transforme tudo o que foi falado em passos acionáveis pelas equipes presentes:

• O que vamos fazer?;
• O que é prioridade?;
• Quem será responsável por cada ação?;
• Crie tarefas na ferramenta de gestão utilizada.

E por último, mas não menos importante, disponibilize a gravação na nuvem. Dessa forma todos têm acesso e podem consultar a conversa se for necessário. 

É uma boa prática também, disponibilizar na ferramenta de comunicação do time um resumo com os principais assuntos e decisões que foram tomadas.

Não deixe que as reuniões minem a produtividade da equipe

O objetivo principal de uma reunião online é ajudar na colaboração entre os grupos, na  geração de ideias, na construção coletiva e na tomada de decisão.

Para que isso ocorra da maneira desejada, é preciso entender quais são os momentos que demandam esse tipo de ligação. E mais do que isso, prepare um ambiente em que as pessoas queiram estar. 

Até porque um calendário muito ocupado de reuniões tende a diminuir a produtividade de qualquer pessoa. 

Sabe aquela reunião que poderia ter sido um e-mail, ou melhor, um post na ferramenta de comunicação do time?

Pois é.

Muitas reuniões (e o tempo dos colaboradores) podem ser poupadas quando você prioriza uma comunicação assíncrona.

Por isso, comunique-se nas ferramentas de comunicação assíncrona e gestão de projetos. Utilize texto, vídeo  e imagem na conversa. Esses recursos podem te ajudar a deixar as coisas mais claras - e sem depender de reuniões online.

Para finalizar, um checklist das boas práticas na hora de fazer reuniões:

3 Principais erros das reuniões online improdutivas

Descubra os 3 principais erros que você deve evitar ao fazer reunião online:

1. Convite sem necessidade 

Ao planejar uma reunião, estruture o seu objetivo e liste quais serão os times/pessoas que devem participar. 

Convidar pessoas que não precisam estar presentes no momento afeta a produtividade porque elas deixam de focar nas próprias demandas de trabalho.

Pelo contrário, uma reunião com as pessoas certas deixa o papo mais fluido e sucinto. 

Depois, basta comunicar as informações para os demais membros da equipe através da comunicação assíncrona.

2. Vozes dominantes e "carteiradas"

É importante ter um facilitador na reunião: a pessoa que controla o tempo, organiza o debate e garante que todos tenham a mesma oportunidade de falar.

Sem essa gestão, o que acontece é a predominância de determinadas vozes na reunião.

Sim, estamos falando das pessoas que monopolizam a fala e tiram a oportunidade dos colegas de falarem também.

O resultado?

Reuniões cansativas e de cartas marcadas.

3. Finalizar sem os próximos passos

Se o objetivo da sua reunião é organizar ideias, você precisa finalizar com um planejamento e direcionamento de demandas.

A discussão reúne muitos insights, por isso é necessário que você aja com clareza e priorize o que é necessário fazer depois que a reunião acabar.

Terminar a call sem essas ações pode fazer com que as decisões sejam esquecidas, e nada seja implementado de fato. Nesse caso, a reunião perde sua utilidade.

3 Melhores ferramentas para fazer reunião online

E a parte prática? Quais ferramentas usar na hora de fazer reunião online?

Aqui vão algumas das nossas favoritas:

Zoom 

O Zoom é uma plataforma de videoconferência baseada em nuvem, o que facilita o acesso à gravação de maneira mais ágil e fácil. 

Na ferramenta, existe a possibilidade de colocar até mil pessoas dentro da reunião, além de recursos de organização como o botão de "levantar mão" para criar uma ordem de fala.

Como complemento, instale a extensão Google Calendar. Unida ao Zoom, a extensão permite gerar links através da agenda, facilitando o acesso de todos os membros à sala virtual. 

Appear.in 

Precisa marcar uma reunião com alguém que não faz parte do seu ambiente de trabalho? Uma pessoa que não tem e-mail institucional? Nesse caso, utilize o Appear.in.

O aplicativo permite enviar um convite para uma pessoa sem que ela tenha um login em alguma plataforma.

É uma ótima opção para reuniões de prospecção com clientes, por exemplo.

Mas lembre-se: nenhuma ferramenta faz milagre.

Não adianta usar as melhores plataformas se você não adota as boas práticas para conduzir e participar de uma reunião online.

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