Como fazer acompanhamento de projetos no trabalho remoto com estes 6 passos

O acompanhamento de projetos é como uma bússola que indica os progressos da equipe remota.

Por meio dele, é possível gerir as tarefas do time, avaliar o andamento de cada área da empresa e organizar o trabalho para que os resultados esperados sejam alcançados. 

Mas como fazer essa gestão de forma remota, com uma equipe distribuída?

Você verá que a administração de projetos remota não é um bicho de sete cabeças, desde que você adote os processos adequados. 

Para dominar esse processo, continue com a leitura.

O que é acompanhamento de projetos?

Acompanhamento de projetos é a gestão e administração do andamento das tarefas e da conversa dos times a respeito de um trabalho em específico.

Essa atividade envolve também estimular e preservar a motivação da equipe para que os objetivos de cada projeto sejam alcançados dentro dos prazos.

Não se trata de agendar reunião atrás de reunião para fiscalizar o que os profissionais e equipes estão fazendo.

O acompanhamento remoto deixa de lado o microgerenciamento para estruturar um workflow mais dinâmico, leve e eficiente.

Por isso, também deve ser feito de forma assíncrona na maior parte do tempo.

Saiba olhar para o que realmente importa

Na gestão remota de projetos, não é a presença no escritório ou o volume de horas gasto na frente da tela do computador que importam.

São os resultados, pois eles importam mais do que horas.

Por isso, a liderança deve focar em fatores-chave como:

• Quais tarefas estão sendo executadas, levando em conta as objetivos e metas de curto, médio e longo prazo;
• Quais os conhecimentos adquiridos e os resultados gerados;
• Qual o humor, a moral ou o bem-estar da equipe ao longo do trabalho;
• Como está a eficiência dos processos e da gestão.

Passo a passo do acompanhamento de projetos no trabalho remoto

Para garantir um acompanhamento de projetos eficiente, estruturamos um passo a passo com as boas práticas da gestão remota. Confira:

 1. Priorize a comunicação assíncrona

As horas gastas respondendo e-mails e mensagens de Whatsapp — sem falar das horas de reuniões — são o principal motivo da baixa eficiência e da improdutividade dos times.

Por isso, a comunicação assíncrona vem primeiro. 

Ela permite que o time tenha mais foco nas tarefas e atue dentro do próprio planejamento, com respeito pelo tempo de cada pessoa.

Além disso, a comunicação assíncrona promove mais bem-estar e disposição, já que elimina reuniões e "cutucões virtuais" sucessivos que provocam desgaste, insatisfação e ansiedade. 

2. Marque reuniões como último recurso

Adotar a comunicação assíncrona não significa que a reunião precisa ser banida como um recurso importante.

Porém, é fundamental que líderes e times recorram a ela somente em quando necessária.  

Ela pode ocorrer em um dia específico da semana ou até mesmo diariamente para a atualização e alinhamento do time, como em um all hands, desde que respeite o tempo das pessoas.

Mas, de preferência, adote a reunião como um recurso que deve ser utilizado para fazer o trabalho e não para falar dele.

3. Tenha um histórico do que está rolando

Visualizar o andamento de cada demanda é uma etapa primordial da gestão de projetos online.

Para tornar esse processo mais ágil, existem algumas ferramentas (que serão indicadas no final desse artigo) que permitem visualizar de maneira cronológica todas as tarefas e ações dos times. 

Esse recurso funciona como uma visão panorâmica do escritório remoto, deixando liderança e equipe atualizadas do que está acontecendo, evitando assim o microgerenciamento.

4. Mantenha todas as pessoas na mesma página

Se uma pessoa está online, todas estão.

No acompanhamento de projetos, é preciso educar a equipe para adotar o remoto como padrão.

Dessa forma, todas as pessoas são envolvidas na tomada de decisão e nos projetos, mesmo nos casos em que a empresa é híbrida.

Caso contrário, a falta de uma cultura remote first resultará no isolamento daquelas pessoas que trabalham fora da empresa.

A empresa não são as paredes, mas as pessoas. Portanto, para alcançar bons resultados, é essencial que todas as pessoas estejam na mesma página. 

Uma forma de contribuir para que isso aconteça é trazer todos os processos para o remoto. Utilizar ferramentas de escritório na nuvem, como Google Drive, Basecamp, Notion, Zoom e Trello, entre outras, é um caminho viável.

5. Faça alinhamentos diários e semanais

Com o apoio de ferramentas para a gestão de equipes, tempo e produção — gratuitas, inclusive — é possível realizar alinhamentos diários e semanais de modo assíncrono ou síncrono.

Os dailys, por exemplo, são alinhamentos diários - que podem acontecer de maneira síncrona (como o registros de tarefas dentro da ferramenta, por exemplo) ou reuniões rápidas e objetivas em momentos síncronos - que dão direcionamento sobre o que a equipe precisa executar no dia. 

Já o 1-1 é uma conversa individual e síncrona, com cada pessoa para avaliar o progresso, seja de atividades ou de questões mais comportamentais.

Aqui no Officeless, nós realizamos Retrôs: nosso apelido carinhoso para as reuniões de retrospectiva que acontecem a cada três meses. Eles ocorrem com cada membro do time e são um momento para troca de feedbacks e alinhamento de propósito.

Independente do tipo de alinhamento que você definir para a sua empresa, vale lembrar que ele precisa respeitar a flexibilidade, planejamento e autonomia das pessoas.

6. Crie uma rotina de acompanhamento

Adotar uma rotina de acompanhamento remota é uma forma positiva de reduzir interrupções e de educar os times.

Ao saber que é na segunda de manhã que a liderança prefere atualizar e realinhar os times, com o tempo, todas as pessoas poderão incluir esse momento fixo em seus planejamentos.

Além disso, em geral as ferramentas de gestão de projetos permitem notificar prazos de entrega e atualizações de andamento de tarefas.

Assim, cada pessoa pode acompanhar os progressos com maior autonomia e de forma assíncrona.

No Basecamp, por exemplo, dá para utilizar a funcionalidade de "to-dos", atribuindo tarefas para cada pessoa e tendo uma visão do progresso geral da equipe.

6 Ferramentas digitais para fazer acompanhamento de projetos

As ferramentas digitais são grandes aliadas do acompanhamento de projetos no trabalho.

Selecionamos 6 ferramentas que vale a pena testar no seu escritório digital. Conheça.

1. Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta de comunicação para implementar e estruturar o modelo assíncrono de comunicação.

Ele permite o acompanhar projetos, agendar calls e tarefas, estruturar processos de trabalho, criar conversas em grupo e disponibilizar diversas extensões de documentos em texto, vídeo, áudio e imagem num único local. 

É a ferramenta que usamos aqui no Officeless e que funciona como o nosso escritório virtual. 

Se você já faz parte da Comunidade Officeless, aproveite a Officeless Class#17, disponível exclusivamente na plataforma de membros, e descubra em detalhes como organizamos times e projetos no Basecamp.

2. Trello

O Trello funciona como um grande mural adaptável de tarefas e processos, disponíveis visualmente para os gestores e times.

Nele é possível criar cartões com informações e documentos necessários para o trabalho. Excelente para disponibilizar e compartilhar briefings e workflow com os times.

Uma forma eficiente de utilizar o Trello é por meio do Método Kanban. 

Basta organizar os cards em colunas que identificam cada etapa em que as atividades estão, o prazo de entrega, os materiais necessários e os membros responsáveis.

3. ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta de gestão de equipes e projetos muito semelhante ao Basecamp e Trello. Nele é possível criar diversos projetos com equipes e tarefas dedicadas. 

A partir daí, a gestão pode compartilhar a timeline de atividades, adicionar links e documentos necessários às atividades e acompanhar o progresso e diálogo acerca das demandas.

4. Slack

O Slack é uma opção de ferramenta para comunicação de equipes remotas. Ele hospeda canais de mensagem e comunicação direta no 1 a 1, possibilitando a conversa síncrona e assíncrona.

No Slack, além do canal, é possível criar conversas organizadas em tópicos, o que facilita o resgate de informações no futuro. O canal é o escritório, as # (hashtags) podem ser os times, os assuntos, squads e/ou temas de conversas e projetos.

No entanto, por utilizar opções de status, a ferramenta tende a gerar certa ansiedade no time. Por isso, vale avaliar sua usabilidade ou então investir tempo em determinar boas práticas para que ela seja utilizada de uma maneira que respeite o tempo das pessoas. 

5. Asana

O Asana é uma ferramenta que permite o acompanhamento de demandas por meio da integração de todos os projetos e processos em uma conta de maneira assíncrona, remota e efetiva.

Essas ferramentas são eficientes para o acompanhamento de projetos porque além de automatizar processos, permitem a sincronização com plataformas como Google Drive e Google Agenda.

6. Jira

O Jira é outra opção para acompanhamento de projetos através de quadros compartilhados com a equipe.

Nos quadros, é possível visualizar as tarefas de cada pessoa, incluir briefings para alinhamento de atividades, obter relatórios e dados e criar fluxos de trabalho personalizados.

Aqui no Officeless, ainda não experimentamos a ferramenta e sua usabilidade na prática, mas acreditamos que vale o teste.

Agora, você já tem uma visão macro do que é o acompanhamento de projetos e só falta executar na sua empresa.

Para explorar a fundo as boas práticas e estratégias da liderança e gestão remota, conheça o programa Liderança Officeless: treinamento que ensina a colaborar a distância de forma profissional.

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