Para obter sucesso no trabalho remoto, independente de você ter uma parte das pessoas no escritório, é preciso pagar o preço do “Remote First”. Você precisa considerar que se uma pessoa está remota, todas estão. E garantir que todos tenham a mesma experiência e igualdade de participação na tomada de decisões.
O escritório na nuvem
Dito isso, o local em que o trabalho precisa de fato acontecer é no escritório virtual. O chamado “escritório na nuvem” é um ecossistema humano e centralizado do time. Nesse ambiente a comunicação precisa acontecer da forma mais assíncrona possível.
De forma objetiva você precisa de alguns recursos para organizar o fluxo de comunicação e permitir que os líderes e a equipe tenham visibilidade do andamento dos projetos. Isso permitirá uma maior colaboração e acompanhamento do progresso.
No escritório virtual você precisa ter espaço para:
- Conversas mais instantâneas
- Discussões estruturadas por tópicos
- Informações sobre a disponibilidade das pessoas
- Listas de tarefas
- Calendário compartilhado
- Arquivos e documentos compartilhados.
Quer dizer que o Slack e WhatsApp não são um escritório virtual?
Exatamente. Dito isso, não podemos considerar um chat um escritório virtual. O chat é sim uma ferramenta de comunicação, pois permite a troca de mensagens e arquivos entre as pessoas, mas existem duas premissas básicas no trabalho remoto que não podemos negligenciar: Organização e comunicação assíncrona.
No Startaê, nós utilizamos o Slack por alguns anos, acompanhamos a evolução da ferramenta, mas com o tempo se tornou insustentável tocar a empresa via Slack. Dessa forma, separei alguns motivos pelo qual não é tão eficiente trabalhar remotamente com sua equipe por chat.
1. Ansiedade e imediatismo
Em um chat a comunicação não pode esperar muito. Durante o tempo que você passou focado em alguma tarefa, dezenas ou centenas de mensagens foram surgindo na timeline da conversa, assuntos diferentes se misturaram e geraram aquela enxurrada de notificações.
Isso acaba te forçando a ter que acompanhar os canais da forma mais imediata possível. Com isso a sua produtividade vai indo para o espaço e a ansiedade vai só aumentando. Entramos no modo ASAP, em que tudo é urgente, pra ontem, o quanto antes, o mais rápido possível.
Caso você seja organizado e escolha separar um tempo para ver e responder as mensagens depois, facilmente será tomado pelo sentimento de estar sempre atrasado.
No WhatsApp, o agravante é que temos assuntos pessoais e profissionais que se misturam e multiplicam as notificações ocupando a nossa mente sem que a gente perceba. É um gasto de energia inconsciente.
2. Informação espalhada e desorganizada
Imagine cada vez que você precisar buscar uma informação específica em uma conversa, precisar scrollar o histórico do chat para ir procurando pedaços e fragmentos daquela informação? A medida que o histórico da conversa cresce a tarefa se torna mais árdua, e nada inteligente.
3. Conteúdo não indexado
Em uma timeline de chat não existe muita organização. As discussões não são agrupadas por tópicos separados em alguma área. Apesar de existirem “micro threads” dentro do chat no Slack, fica difícil recuperar daqui a um tempo toda a continuidade de uma conversa específica.
Quando falamos por mensagens de áudio, tão comuns no WhatsApp, isso se agrava mais ainda. Imagina precisar buscar alguma informação de um mês atrás em um histórico de áudios no WhatsApp?
4. Falta de controle de quem participa de cada discussão
Nem todas as discussões e conversas dizem respeito a todas a pessoas que estão ali. Isso causa ainda mais ruídos e interrupções. Em um espaço como esse, não temos cada coisa no seu lugar. Todas as pessoas que estão no canal orbitam entre as conversas independente de estarem participando ou não.
5. O reinado do email está acabando
Hoje em dia a maior parte da nossa caixa de entrada é ocupada por mensagens automáticas de serviços web. Nós trabalhamos sem utilizar email entre o time há mais de 5 anos.
Emails já foram muito úteis, e ainda acaba sendo a principal forma de comunicação nas empresas. Mas hoje é quase impossível, reunir, organizar e trocar informações rápidas por email. Sem contar os emails trocados diretamente entre as pessoas.
Então quando usar o chat?
O chat pode e deve ser usado sim no dia a dia de um time remoto. Mas como parte da comunicação.
Seja para conversas mais instantâneas, assuntos mais rápidos e soltos. E serve como um espaço para diversão também, compartilhamento de vídeos, memes, gifs animados. Funciona como um ponto de encontro da equipe. E é importante que seja um local “habitado” e ativo.
Quando sentimos que alguma conversa está se aprofundando, é a hora de levar essa discussão para um quadro de mensagens ou fórum mais estruturado.
Basecamp for the win
Você deve estar se perguntando que ferramenta usar então. No Officeless nós amamos o Basecamp. É a ferramenta que concentra elementos como quadro de mensagens, chat, lista de tarefas, calendário compartilhado, armazenamento de arquivos e documentos.
O que acaba dispensando o uso de várias ferramentas ao mesmo tempo.
Na verdade somos fãs da cultura dessa empresa e de como eles refletem no aplicativo uma filosofia e opinião sobre como o trabalho remoto deve funcionar. Fica a dica para quem tiver a oportunidade de experimentar.
Você trabalha remotamente por Slack, Email ou WhatsApp? Deixe aqui nos comentários a sua opinião.
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